Диаграмма Ганта, воркфлоу и корпоративный таск-менеджер: структура основных инструментов управления задачами в проекте

Все задачи в проекте имеют свой тайминг, последовательность и логические связи, когда одну задачу, например, можно выполнить только после окончания другой.

Все эти параметры вместе отражает диаграмма Ганта — это первый инструмент для перехода от стратегии к тактике. Он помогает визуализировать проект целиком и крупными мазками описать тактические блоки работ без деталей и подробностей. На диаграмме Ганта визуально показано, как тактические блоки работ соотносятся друг с другом во времени и из каких этапов будет состоять проект.

Также на диаграмме можно показать этапы, на которых будет задействован клиент и сразу утвердить с ним сроки согласования, передачи комментариев и внесения правок.
Например, в проекте предусмотрены 3 итерации:

• 1 итерация и правки к ней
• 2 итерация и правки к ней
• 3 итерация финальная и правок не предусматривает

Клиент подтвердил, что будет формировать правки по итерации за 3 дня и за 1 буферный день будут проведены созвоны с обсуждением правок и презентацией внесённых изменений. Сама работа по применению правок будет проводиться разработчиком за 5 дней. Тогда между каждой итерацией в диаграмме Ганта закладывается минимум 9 рабочих дней. Если клиент просрочил этап формирования правок по итерации, диаграмма актуализирует смещение и изменит общий срок проекта.

Как работает диаграмма Ганта?

Разберем основные составляющие диаграммы Ганта, чтобы вы поняли, как составить и прочитать этот документ.

• Список задач: задачи располагают списком в левой части диаграммы Ганта, иногда их разбивают на группы и подгруппы, чтобы лучше визуализировать категории работ.
• Временная шкала: верхняя горизонтальная строка диаграммы Ганта показывает время — месяцы, недели, дни — и помогает визуально распределять работы во времени.
• Цветные горизонтальные полосы: на пересечение задач и времени разными цветами обозначены блоки работ — у каждого своя продолжительность, даты начала и окончания. Некоторые блоки идут последовательно и влияют друг на друга, а некоторые можно выполнять параллельно.
• Прогресс: на диаграмме Ганта часто отображают, насколько продвинулась работа по блоку — в виде % завершения или затемнением полосы.

Это базовые элементы.
Но иногда на диаграмму Ганта добавляют еще и дополнительные, чтобы улучшить визуализацию:

Роль диаграммы Ганта в проекте: помогает управлять жизненным циклом проекта в целом и всеми группами задач в нем. Многие бесплатные таск менеджеры для командной работы содержат этот инструмент. На диаграмме отражают карту проекта, которая всегда у вас перед глазами: удобно отслеживать сроки, этапы, прошедшие и будущие работы.

Также по диаграмме можно увидеть задержки в работах: например, заметить, что этап прототипа затягивается и отдел дизайна не сможет приступить к своей части работы по графику. Эту проблему лучше обсудить со всеми участниками проекта и согласовать действия в случае задержек.

После того, как вы визуализировали весь проект на диаграмме Ганта и разделили его на блоки работ, нужно понять, как эти работы будут выстроены внутри блока.
С этим уже помогают Workflow — блок-схемы, отражающие рабочий процесс. Воркфлоу подходят для описания работ, которые состоят из жестко связанной последовательности задач, регулярно повторяются, а задачи в них передаются от одного сотрудника к другому.

Как работает Воркфлоу?

Типичные примеры процессов, для которых создают воркфлоу: выставление счетов, онбординг новичков в проекте, обработка заявки клиента, согласование дизайн-макета, сборка изделия, продажа товара, настройка рекламы и т.д.

Существует множество вариантов визуального оформления воркфлоу — в этом примере показан jira workflow. Но базовые элементы при этом одинаковые:

• Этапы процесса: обозначены прямоугольниками и связаны соединительными линиями в последовательность выполнения действий.
• Варианты завершения этапа: некоторые этапы могут быть завершены с разными результатами, например, при положительном завершении с этапа 1 можно попасть на этап 2, а при отрицательном на этап 3 или завершить процесс.
• Направляющие линии: связывают этапы и указывают, что делать дальше.

Воркфлоу используют только для части работ в проекте, которые регулярно повторяются по одному шаблону — например, утверждение прототипов веб-страниц, исследование ЦА, найм сотрудников в проект и т.д. Визуализация с помощью воркфлоу гарантирует, что каждый участник проекта знает, какие задачи нужно выполнять в этом блоке и имеет под рукой готовый алгоритм действий.

Роль workflow в проектах: нужен, чтобы разбить работы в проекте на более мелкие шаги, упорядочить и регламентировать их в логическую последовательность. Воркфлоу помогает выполнять повторяющиеся задачи без остановок, споров и путаницы кто, что и когда делает. Его полезно использовать для всех регулярных процессов в проекте.

Таск-менеджер — это инструмент самого нижнего уровня для операционного управления задачами в проекте. Если воркфлоу помогает с регулярными процессами, в трекере задач можно отслеживать и регулярные, и разовые задачи. А также устанавливать для них дедлайны, назначать ответственных и отражать текущий статус.

Этот инструмент незаменим для личной эффективности в проекте — сотрудники могут использовать таск-менеджер и трекер задач на айфоне или установить десктопную версию.

Таск-менеджеры могут выглядеть по-разному: представлять задачи в виде списка, канбан-доски или майнд-карты.
Но любая версия таск-трекера состоит из следующих элементов:

• Задачи: это базовый строительный блок — в таск-трекер добавляют все задачи, которые команда должна выполнить за определенный период времени.
• Ответственные: для каждой задачи назначают ответственного сотрудника, который работает с задачей в общем командном пространстве.
• Время выполнения задач: для каждой задачи в таск-трекере обычно указывают дедлайн, а лучшие менеджеры задач даже автоматически фиксирует время, которое каждый член команды тратит на выполнение задач.
• Статус задач: когда сотрудник завершает задачу, он меняет статус в таск-трекере — это помогает менеджерам проверять статус конкретных задач, не отвлекая людей. Это очень удобно и топ менеджеров задач обычно поддерживают функцию изменения статусов.

Роль таск-менеджера в проекте: таск-трекеры нужны для операционного управления — они помогают распределять задачи внутри команды и работать с проектом на ежедневной основе. В таск-трекере невозможно спланировать большой проект, например, строительства стадиона, так как задач будет слишком много. Но можно управлять отдельными блоками крупного проекта — например, спланировать и реализовать установку освещения в раздевалках для спортсменов.