Инструменты и методы управления проектами, которыми должен владеть каждый проектный менеджер

Методология — это определенная модель ведения проекта, которая определяет, каким образом команда будет планировать задачи, ставить сроки и взаимодействовать между собой. Методологию для управления проектами применяют в разных сферах: от IT до производства. Без нее работа над задачами будет идти несистемно или проект может закрыться не достигнув результата.

Для проектного менеджера методология нужна для того, чтобы говорить с командой на одном языке: эффективно планировать и управлять процессами. Выбор методологии зависит от ваших целей, состава команды и типа проекта. Разберем основные методологии.

Классическая система управления проектами, которую разработали в 1970-м году и продолжают использовать в настоящее время. Методология «Водопад» основана на последовательном выполнении работ, в котором заранее определены сроки, технические требования для каждого этапа и ожидаемые результаты.

В каскадной модели работа идет определенными циклами, которые команда выполняет в строгом порядке. Все фазы зависят друг от друга, и новый этап начинается только после завершения предыдущего. На каждый этап выделяется определенное время и состав команды.

Гибкая методология ведения проекта, которая широко используется проектными менеджерами в IT-сфере. В Agile процесс работы делится на короткие циклы разработки, и каждый цикл приводит к промежуточной рабочей версии продукта. При этом этапы работ могут идти параллельно.

В Agile нет четкого плана и жестких правил — подход меняется в зависимости от результатов и ресурсов команды. Agile включает в себя несколько методов управления задачами, которые применяют чаще всего: Scrum, Kanban или Scrumban. В Agile большое внимание уделяется команде. Взаимодействие участников и вовлеченность всех в процесс — важнее инструментов управления.

Lean — это гибкий подход к управлению проектами, направленный на минимизацию рисков, сокращение времени цикла разработки и создание максимальной ценности для клиента. Ключевая особенность методологии Lean — отказ от неэффективных процессов. Каждый этап должен приносить пользу и соответствовать потребностям заказчика.

После определения методологии проектный менеджер может переходить к выбору методов. Методы управления проектами — это конкретные способы организации и выполнения задач в рамках методологии, которые помогают проектному менеджеру управлять процессом, эффективно общаться с командой и повышать эффективность выполнения задач. Разберем основные методы, которыми должен владеть проектный менеджер.

Это инструмент визуального управления задачами, который используется в самых разных проектах. На канбан-доске весь процесс работ представлен в виде колонок и карточек разных цветов. Каждая колонка — это этап выполнения задачи. Когда член команды завершает свою часть, он перемещает карточку в столбец со следующим этапом. Доска задач канбан помогает эффективно распределять ресурсы и делает процесс понятным для всей команды.

Универсальный инструмент управления проектами и визуализации всего процесса работ. Диаграмма Ганта представляет собой горизонтальную временную шкалу, где каждая полоса обозначает задачу, а ее длина соответствует продолжительности выполнения. Инструмент подойдет любым проектным командам, где важно визуально увидеть временные рамки и последовательность выполнения задач.

WBS помогает разбить общий план работы на более мелкие компоненты в виде иерархической структуры. Верхний уровень — это весь проект, а каждый последующий — конкретные задачи. Такая система управления задачами позволяет увидеть весь процесс и контролировать выполнение каждой задачи. Подходит для управления любым проектом, где необходимо двигаться последовательно и контролировать результат на каждом этапе.

Этот метод управления проектами представляет собой сетевую диаграмму, на которой видно, как задачи пересекаются между собой. PERT помогает выявить критические взаимосвязи и оценить временные затраты. Будет полезен в проектах, в которых нет четкой определенности в оценке времени выполнения задач.

Этот метод управления проектами фокусируется на критических задачах и расстановке приоритетов. Вместо сетевых диаграмм, метод CCM использует понятие «критической цепи». Она показывает самую длительную цепочку взаимосвязанных задач, которая может тормозить остальные этапы. Подходит для сложных проектов с ограниченными ресурсами.

Представляет собой гибкий подход к управлению проектной командой. Основа APF — циклическое построение работ, где команда начинает работу, в то время как менеджер проекта корректирует объем. Проектный менеджер разбивает весь процесс работы на итерации, каждая из которых фокусируется на определенных бизнес-аспектах. Это может быть разработка какой-либо функции продукта, улучшение производительности или обновление дизайна.

При выборе инструментов управления проектному менеджеру нужно учитывать бюджет, цели и масштаб проекта, а также состав и профиль команды. Рассмотрим самые популярные инструменты, которые нужны практически в любом проекте.

Таск-менеджер — это наиболее эффективный инструмент для планирования и отслеживания задач команды. Он помогает проектному менеджеру структурировать весь процесс командной работы, а самой команде — видеть свои задачи под рукой и отражать процесс работы над ними.

Иногда таск-менеджер также называют task tracker или планировщик задач. В любом случае этот инструмент выполняет следующие функции:

• организация и распределение задач внутри команды;
• определение сроков и приоритетов выполнения;
• коммуникация участников проекта;
• мониторинг прогресса и времени выполнения задач;
• планирование этапов с помощью графиков и календарей;
• корректировка этапов и стратегии;
• хранение документации и материалов по проекту;
• аналитика и отчетность.

Перед выбором таск-менеджера или таск-трекера проектному менеджеру стоит определиться, какие задачи ему нужно решить. Например, управлять сроками и наладить коммуникацию внутри команды или сфокусироваться на аналитике и планировании проекта. Также нужно учитывать размер команды. Некоторые таск-менеджеры предназначены для небольших команд, а другие будут эффективны для крупной организации с несколькими подразделениями.

Существуют разные типы таск-менеджеров: простые планировщики задач, визуальные доски, облачные и комбинированные решения. Рассмотрим несколько популярный таск-менеджеров.

Облачный таск-менеджер, который помогает автоматизировать и гибко управлять процессами. В Wrike можно создавать несколько проектов, структурировать их в виде задач, подзадач и списков. Проектный менеджер может устанавливать сроки выполнения задач, определять их приоритет и срочность.

Какие есть инструменты: канбан-доски, диаграмма Ганта, таблицы, шаблоны задач, аналитические дашборды, email-интеграция.

Сервис с простым и понятным интерфейсом для распределения задач внутри команды и отслеживания прогресса. В ЛидерТаск можно структурировать задачи, создавать списки дел для каждого сотрудника и расписание на каждый день.

Какие есть инструменты: доски, уведомления и напоминания, ежедневник, повторяющиеся задачи, AI-поиск, функции делегирования и фиксации задач.

Удобный таск-менеджер для планирования задач в мультифункциональной команде проекта. Asana позволяет эффективно управлять несколькими бизнес-процессами или командами от начала до завершения проекта.

Какие есть инструменты: визуальные доски для канбан задач, поля и фильтры, диаграмма Ганта, формы задач, отслеживание запросов, аналитические отчеты.

Функциональный таск-менеджер, который сочетает в себе планировщик задач, трекер времени и по-проектную отчетность. В таск-менеджере можно создавать канбан-доски как для клиентских проектов, так и для внутренних задач команды. С помощью ролей менеджер проекта может назначить разных ответственных за задачу.

Какие есть инструменты: чат, мультипроекты, визуальные канбан-доски, списки задач, роли, документы.

Тайм-трекер — это инструмент, который помогает отслеживать затраченное время на выполнение определенных задач проекта. Тайм-трекер позволяет менеджеру управлять временными ресурсами команды и оптимизировать рабочие процессы. Главные функции этого инструмента:

• оценка времени;
• улучшение производительности;
• планирование сроков сдачи проекта;
• анализ нагрузки и объема задач в команде для лучшего распределения задач.

В первую очередь проектному менеджеру нужно убедиться, что выбранный инструмент легко встроить в рабочий процесс. Некоторые тайм трекеры уже встроены в таск-менеджеры, а в других случаях нужно выбрать дополнительное решение, которое можно совместить с таск-менеджером. Рассмотрим несколько тайм-трекеров, которые подойдут проектному менеджеру:

Сервис для отслеживания времени с возможностью создания отчетов и управления проектами. В Clockify можно добавить расписание для каждого сотрудника и отслеживать рабочее время в разных проектах.

Какие задачи решает: позволяет строить отчеты по затраченному времени и отслеживать рабочее время команды в реальном времени.
Какие есть инструменты: таймер, календарь, табель учета рабочего времени, трекер.

Инструмент для отслеживания времени работы команды. Он позволяет проектному менеджеру анализировать время, которое каждый сотрудник потратил на разные бизнес-задачи.

Какие задачи решает: подробный анализ и отслеживание рабочего времени команды с отчетами и графиками.
Какие есть инструменты: система тегов, таблицы, графики, табель учета времени.

Тайм-трекер, который отслеживает время, анализирует активность членов команды и составляет отчеты. В TMetric менеджер проекта также может назначать задачи в один клик, синхронизировать работу команд и выставлять счета подрядчикам.

Какие задачи решает: оптимизирует работу команды, показывает самые затратные по времени задачи.
Какие есть инструменты: хронометраж, скриншоты, таймер, мониторинг сайтов и приложений, отслеживание активности.