Как эффективно применять канбан подход в управлении проектами: 3 кейса из практики найма, продажи услуг и веб-разработки

В IT-компаниях найм одного специалиста может растягиваться на месяцы. Чтобы нанять всего лишь 10 разработчиков, нужно отсмотреть сотни претендентов, отсортировать их, проанализировать резюме, провести собеседования и внутренние встречи с командой. Никто кроме контактного лица обычно ничего не знает о процессе и не может ответить кандидату, когда тот звонит, чтобы проверить статус своей кандидатуры.

Чтобы упростить этот процесс компания визуализировала найм на канбан-доске, отражающей процесс найма по этапам, со всеми документами, ролями и обязанностями. Для этого хватило часового совещания команды найма: выбрали первичный вариант доски, который можно адаптировать и совершенствовать в процессе.

На доске использовали цветовое кодирование и систему карточек канбан для разных типов работ.
Весь процесс разделили на следующие столбцы-этапы:

• Журнал кандидатов — попадают все кандидаты, подавшие резюме
• Связаться с кандидатом — кандидат попадает сюда, когда установлено, что он соответствует требованиям резюме
• Кандидат, с которым связались — попадают кандидаты после первого контакта
• Запланировано телефонное собеседование — кандидаты, у которых назначено собеседование с разработчиком
• Собеседование — кандидаты у которых сегодня запланировано собеседование
• Внутреннее собеседование — кандидаты, прошедшие этап телефонного собеседования, и назначенные на внутреннее собеседование с владельцем продукта и разработчиками
• Внутреннее собеседование — те, у кого сегодня внутреннее собеседование и тестирование
• Кандидат отклонен: кандидаты, которым было отказано после телефонного или внутреннего собеседования
• Интервью с гендиром — кандидаты, которые прошли все собеседования и будут вызваны гендиром для окончательного обсуждения
• Предложение — кандидаты, получившие официальное письмо с предложением о трудоустройстве.

В каждой карточке, пока она перемещается по доске, указаны данные кандидата и ссылка на его резюме. Это упрощает работу с кандидатами: позволяет использовать канбан тайм менеджмент интервьюерам, разработчикам, владельцам продукта и генеральному директору. А также эффективно находить документы и информацию, связанную с каждым кандидатом.

В итоге компания получила живую легко читаемую систему, которая визуализирует процесс найма и упрощает работу с ним для всех задействованных лиц. А метрики канбана позволили оценивать эффективность найма для разных типов позиций.

Компания предоставляет заказчику услуги по отслеживанию местоположения активов и людей. У компании есть платформа и оборудование с электронными маяками, чтобы определять местоположение объектов.

Услуги оказывают на следующих рынках:

• Складирование, производство и обработка материалов
• Безопасность объектов и персонала
• Индустрия гостеприимства
• Реабилитация и лечение гериатрических пациентов
• Спортивные соревнования
• Обучение солдат и спасателей
• Животноводство

Для того, чтобы сделать проекты более управляемыми и ввести прозрачные бизнес-процессы использовали 11 различных канбан-досок – на каждой доске визуализирован отдельный бизнес-процесс, прописаны свои этапы работ и выбраны варианты канбан-карточек, подходящие для процесса. Вот основные канбан-доски, с помощью которых происходит контроль в проектах:

Доска 1. Операции.
Объекты, контроль документации, информационные технологии и управление цепочками поставок.

Доска 2. Производство.
Приемка, управление запасами сырья, электронная сборка, механическая сборка, испытания, управление запасами готовой продукции, упаковка и отгрузка.

Доска 3. Разработка.
Разработка для конкретных клиентов, статус проекта, необходимые документы.

Доска 4. Проекты.
Установка на месте, обучение клиентов/торговых посредников, общее обслуживание и гарантийное обслуживание.

Доска 5. Продукты.
Механическое оборудование, электронное оборудование, встроенное программное обеспечение, прототипирование и пользовательская документация.

Пять различных канбан-досок для отслеживания производства, продуктов, разработки, проектов и операций позволяют разграничить обязанности в процессах компании и следить за каждой сферой по отдельности. Если появляется новый процесс, для него достаточно создать канбан доску и отслеживать процесс по тем же принципам. Также компания использует пятиуровневую схему приоритетов: каждому приоритету соответствует свой цвет.

Компания предоставляет услуги веб-дизайна и разработки.

Компания решила использовать канбан спринты, чтобы управлять разработкой: для повышения производительности, ускорения реализации веб-проектов, повышения предсказуемости и удовлетворенности клиентов. А также для того, чтобы выполнять разовые правки на уже реализованных сайтах.

Для работы с разовыми заявками компания использует тикетную систему Freshdesk. С ее помощью клиенты могут публиковать новые задачи по проекту, указывая свои пожелания и поправляя ошибки. Каждая заявка из Freshdesk представляет собой новую карточку канбан, на которую реагируют разработчики. Заявка проходит 5 разных этапов, которые отражаются на канбан-доске:

Открытая заявка. В эту колонку поступают новые заявки на доработки.
В работе. Здесь заявке назначается ответственный.
Ожидание ответа клиента. Решенные заявки находятся здесь до момента, пока не будут закрыты/завершены.
Завершено. Завершенные/закрытые заявки собираются здесь и архивируют каждую пятницу в 17:00.

Компания использует цветовое разделение, которое позволяет бегло оценить ситуацию с заявками за пару минут. А также считает, сколько времени прошло от момента поступления заявки до ее переноса в статус «Завершено».