Top.Mail.Ru
Вход
Попробовать бесплатно

Как организовать работу с распределенной командой:
6 возможностей таск-менеджера Tasky

Управление распределенной командой — это всегда вызов для компании. Мало живых коммуникаций, недостаток контроля за задачами и сроками, трудности с координацией между участниками, который живут в разных городах и таймингах — все это может тормозить работу. А может и стать поводом с первых дней выбрать систему управления задачами, которая поможет удаленно отслеживать прогресс команды. Рассказываем, как с помощью таск-менеджера для управления проектами Komunity можно организовывать процессы в распределенной команде.
1. Используйте общее онлайн-пространство для задач и общения
Общее онлайн-пространство, как виртуальный офис компании, помогает объединить всех людей и процессы в одном месте — без необходимости переключаться между приложениями, корпоративными почтами и мессенджерами для обсуждения задач или обмена документами. Это не только экономит времени, но и помогает распределенной команде в любой организации работать, как единое целое.
Распределенным командам удобнее всего делить работу на отдельные проекты, чтобы организовать задачи и распределение ресурсов. В Tasky проекты — это отдельные рабочие онлайн-комнаты для конкретных целей или направлений работы. Для управления проектами есть свои доски, задачи, подзадачи, отчеты и другие инструменты, которые помогают отслеживать прогресс.

Для каждого проекта можно выбрать цвет и иконку, разделив их визуально.

Для общения в проектах в Tasky предусмотрены чаты, встроенные в карточку каждой задачи. Все обсуждения по задаче можно организовывать и вести в карточке: сохранять и легко находить информацию, не путаться в ней, видеть историю обсуждений и понимать контекст. Такая система экономит время как для сотрудников, так и для руководителей, которым нужно отслеживать работу распределенной команды.

Например, в строительной организации: продажник может создать проект с запросами клиента, проектировщик — загрузить в него готовые чертежи, инженер — оставить комментарии по технике безопасности, а менеджер проекта — отслеживать сроки и координировать действия подрядчиков.

Людям не нужно долго переписываться в мессенджерах, чтобы выполнить свою часть работы — чаты в задачах помогут обсудить все детали.
  • Лайфхак
    API Tasky позволяет интегрироваться с облачными системами, например, с Zoom и Google Calendar — можно организовывать автоматическое назначение встреч в компании, чтобы ссылки на видеозвонки добавлялись в карточки задачи и команде не приходилось пользоваться корпоративные чаты, чтобы найти их. Ссылки и расписание звонков под рукой, и вся команда знает, когда и где встречаться.
2. Визуализируйте процессы
Визуализация процессов и принципы канбан для управления проектами помогают сделать работу команды более понятной и организованной для всех участников. Когда процессы наглядно отображены и разбиты на этапы, сотрудникам и руководители проще понять, в каком статусе находится задача — что уже сделано и что нужно делать дальше.
Tasky помогает визуализировать процессы с помощью канбан-досок, цветов и встроенных подзадач. Канбан-доски выводят на один экран весь процесс командной работы от начала до конца. При этом каждый этап работы отображается в виде колонок, а задачи — в виде карточек в этих колонках, которые сотрудники перемещают по этапам.

Команда видит общий прогресс и понимает, что нужно делать дальше, а руководители — легко контролируют состояние всех задач.

  • Лайфхак
    В Tasky можно разбивать крупные задачи на подзадачи. Это помогает структурировать процесс, назначать ответственных и задавать сроки выполнения для каждой части работы. Так сложные проекты становятся более простыми для управления: легко понять, кто за что отвечает, видны сроки каждого этапа.
3. Делегируйте задачи и назначайте ответственных
Делегирование задач помогает четко распределять ответственность и улучшать управление рабочими процессами. В Tasky вы можете назначить роли для каждого участника проекта, чтобы разграничить полномочия. Роль «ответственный» получает только один человек, который отвечает за результат. Но все участники задачи могут вносить комментарии, загружать файлы и помогать в выполнении.
В Tasky также можно распределять задачи с контролем завершения: в этом случае руководитель проверяет результат перед тем, как задача считается выполненной. Например, он смотрит финальный макет перед его отправкой клиенту. Если есть замечания — возвращает задачу на доработку, если нет — отмечает завершенной. Это помогает поддерживать высокое качество работы и сохранять репутацию компании, ведь клиенту точно не отправят сырой материал.

  • Лайфхак
    Сервис Tasky легко использовать для организации расписания задач на неделю или месяц вперед. Вы можете установить сроки выполнения и отложить задачи, которые не требуют немедленного внимания. Это снижает нагрузку на команду и помогает упростить планирование. Для распределения задач есть два удобных инструмента:

    • Функция «Отложить задачу». С ней задача становится активной только в нужное время.
    • Приоритеты. Задачи можно сортировать по важности, чтобы фокусироваться на главном.
Например, в рекламной организации: руководитель отложил на две недели задачи по подготовке отчета, а по запуску кампании отметил как приоритетные. Команда сразу знает, на что обратить внимание, и может сосредоточиться на важном.
4. Храните документы централизованно
Распределенным командам важно хранить документы в одном месте, чтобы избежать путаницы. Если файлы лежат в разных облачных хранилищах или на почтах компании, это усложняет доступ к актуальной информации. Люди тратят время на поиск нужного документа или могут ошибочно использовать старые данные.
Таск-менеджер Tasky помогает решить проблему хранения документов. Все файлы, которые нужны для командной работы, хранятся централизованно — в карточке задачи. Это гарантирует, что каждый участник команды всегда будет иметь доступ к самой актуальной версии. Не нужно искать файлы в разных местах или задаваться вопросом, кто последний редактировал документ. Когда всё под рукой, команда работает быстрее и меньше ошибается.

5. Контролируйте расход времени и эффективность команды
Контролировать эффективность распределенной команды сложнее. Но это крайне важно для управления проектами: без этого не получится оценивать загрузку сотрудников и вовремя вносить коррективы. Так как люди работают не на виду, приходится держать руку на пульсе и следить, чтобы команда не выгорала. Но и не было сотрудников с низким темпом работы, которые тормозят остальных.
Для этого в Tasky предусмотрен трекинг времени: трекер в карточке задачи помогает отслеживать, сколько времени уходит на выполнение объема работ. Вы можете заметить, какие задачи занимают больше времени, чем планировалось, и какие процессы нуждаются в лучшей организации.

Например, в рекламном бюро: руководитель заметил, что SMM-менеджер тратит много времени на создание одного поста — он может выявить проблему и помочь ускориться с проектами. Например, лучше организовать процесс командной работы смм-щика с дизайнером, ускорить утверждение материалов. Или даже автоматизировать часть процесса — например, ввести шаблоны с корпоративным стилем для постов.

  • Лайфхак
    В Tasky есть аналитика продуктивности: она помогает увидеть, как быстро сотрудники выполняют задачи, кто из них справляется с проектами первым, а кто, наоборот, тормозит командную работу. Используя данные аналитики, можно назначать задачи, которые лучше подходят каждому сотруднику, чтобы повысить общую продуктивность команды.
6. Автоматизируйте рутинные процессы
Руководителям распределенных онлайн-команд важно автоматизировать рутинные корпоративные процессы. Такие задачи мелкие и всеми нелюбимые. Они отнимают время и раздражают команду. В таск-менеджере можно автоматизировать много мелочей, чтобы освободить время для более важных задач.
Например, в Tasky можно настроить регулярные задачи и напоминания о них. Ежемесячные созвоны, квартальные отчеты, запланированные встречи могут автоматически появляться в системе — команда будет видеть их в своей Ленте в списке уведомлений.

Автоматические уведомления и напоминания в Tasky помогают не пропускать важные события: система напоминает о дедлайнах и изменениях в задачах.

Резюме: как Tasky помогает наладить работу с распределенной командой
  • Все рабочие процессы и обсуждения собраны в одном месте, похожем на виртуальный офис: команда быстро находит нужную информацию и может обсудить вопросы во встроенных чатах, без использования сторонних приложений и мессенджеров.
  • Tasky позволяет отображать рабочие процессы в виде канбан-досок и подзадач. Команда и руководители четко понимают этапы выполнения задач и видят общий прогресс по проектам.
  • В Tasky можно назначать роли и следить за выполнением задач. Это помогает поддерживать высокое качество работы и избегать задержек.
  • Инструменты для планирования на неделю или месяц помогают снизить нагрузку на команду и избежать хаоса. А приоритеты и возможность отложить задачи позволяют сосредоточиться на наиболее важных задачах.
  • В Tasky все рабочие документы в одном месте и объединены с проектами. Это исключает путаницу и повышает доступность актуальной информации.
  • Инструменты для трекинга времени и аналитики помогают отслеживать, насколько эффективно работают сотрудники и где еще остались области для улучшений.