Стать участником фокус-группы
Как простые доски задач могут изменить вашу рабочую жизнь
Многие привыкли использовать доски задач для командной работы — но это еще и отличный инструмент для организации личного времени и графика дел. Они помогают структурировать задачи, чтобы совмещать работу, хобби, бытовые вопросы, отдых, заботу о здоровье и семье, обучение и все остальные сферы жизни, отслеживая статусы дел и ваш прогресс.
Как использовать персональный таск менеджер для составления личного графика и управления своим временем — расскажем в этой статье.
Как использовать персональный таск менеджер для составления личного графика и управления своим временем — расскажем в этой статье.
1
Зачем нужны доски задач: 7 причин добавить их в свои привычки
2
Кратко о простых и популярных досках задач: Trello, KanbanFlow, Todoist, Wekan, ClickUp, Zenkit
3
Лайфхаки по использованию досок задач для дела и жизни
Зачем нужны доски задач: 7 причин добавить их в свои привычки
Все хотят увеличить свою эффективность и чаще достигать поставленных целей на работе и в жизни. Но не все знают, с чего начать. С этим как раз и помогает таск менеджер: популярные вопросы которые может облегчить этот инструмент собрали в список из 7 главных пунктов.
1. Формулирование и учет задач.
Все задачи сложно держать в уме: о чем-то обязательно забудешь, а чему-то не найдется времени.
Лучше сразу выгрузить все дела на неделю из головы в список задач — Всё что касается и было по задаче есть в конкретном понятном и известном месте, а не разным чатам в разных мессенджераха и обачных доках. История уточнений, переписок, результатов. Надо переджать = отдал закрытую задачу и там всё есть. Есть декомпозиция = есть базовая задача и она в себя всё собирает. и информацию и участников.
Работать потом с этим, вести живой цикл постоянный, добавлять, закрывать сделанное, приоритезировать... Это поможет оставаться организованным и не тревожиться, что о чем-то забыл.
Все задачи сложно держать в уме: о чем-то обязательно забудешь, а чему-то не найдется времени.
Лучше сразу выгрузить все дела на неделю из головы в список задач — Всё что касается и было по задаче есть в конкретном понятном и известном месте, а не разным чатам в разных мессенджераха и обачных доках. История уточнений, переписок, результатов. Надо переджать = отдал закрытую задачу и там всё есть. Есть декомпозиция = есть базовая задача и она в себя всё собирает. и информацию и участников.
Работать потом с этим, вести живой цикл постоянный, добавлять, закрывать сделанное, приоритезировать... Это поможет оставаться организованным и не тревожиться, что о чем-то забыл.
2. Планирование времени.
Доску задач удобно использовать для планирования времени: распределять все дела по дням недели, планировать выполнение утром, днем или вечером. Так задачи с жестким дедлайном не будут просрочены, а остальные вы сможете эффективно распределить во времени.
Доску задач удобно использовать для планирования времени: распределять все дела по дням недели, планировать выполнение утром, днем или вечером. Так задачи с жестким дедлайном не будут просрочены, а остальные вы сможете эффективно распределить во времени.
3. Приоритизация.
Отмечайте на своей доске, какие задачи имеют для вас наивысший приоритет и должны быть выполнены в первую очередь, а какие можно выполнить, если останется время. Приоритезация поможет выполнить обязательный минимум и остаться довольным в конце дня.
Отмечайте на своей доске, какие задачи имеют для вас наивысший приоритет и должны быть выполнены в первую очередь, а какие можно выполнить, если останется время. Приоритезация поможет выполнить обязательный минимум и остаться довольным в конце дня.
4. Отслеживание прогресса.
На доске удобно отмечать выполненные задачи, чтобы видеть свой прогресс и понимать, сколько дел еще осталось. Для этого хорошо использовать трекер выполненных задач — эта функция есть у некоторых онлайн-досок.
На доске удобно отмечать выполненные задачи, чтобы видеть свой прогресс и понимать, сколько дел еще осталось. Для этого хорошо использовать трекер выполненных задач — эта функция есть у некоторых онлайн-досок.
5. Мотивация.
Само по себе вычеркивание дел из списка уже помогает получать удовлетворение от сделанного и повысить свою мотивацию в течение дня. Также на доске можно установить цели, которых вы хотите достичь, чтобы не терять фокус.
Само по себе вычеркивание дел из списка уже помогает получать удовлетворение от сделанного и повысить свою мотивацию в течение дня. Также на доске можно установить цели, которых вы хотите достичь, чтобы не терять фокус.
6. Анализ.
После того, как вы начнете пользоваться досками задач на регулярной основе, у вас соберется статистика: вы увидите, что какие-то дела выполняете быстро и без проблем, а по другие часто откладываете, пропускаете и не можете закрыть неделями. Анализ проблем поможет найти слабые места в вашем графике и подкорректировать их.
После того, как вы начнете пользоваться досками задач на регулярной основе, у вас соберется статистика: вы увидите, что какие-то дела выполняете быстро и без проблем, а по другие часто откладываете, пропускаете и не можете закрыть неделями. Анализ проблем поможет найти слабые места в вашем графике и подкорректировать их.
7. Отдых.
Время на отдых тоже нужно планировать и включать в список задачи по отдыху и восстановлению. Без этого пункта легко выгореть — чтобы поддерживать баланс и оставаться активным долго, нужно вовремя восстанавливать силы.
Время на отдых тоже нужно планировать и включать в список задачи по отдыху и восстановлению. Без этого пункта легко выгореть — чтобы поддерживать баланс и оставаться активным долго, нужно вовремя восстанавливать силы.
Это лишь часть функций, которые может закрыть для вас персональный таск-менеджер. Для любого человека, который живет насыщенной жизнью и старается реализовать себя в нескольких важных сферах, этот инструмент окажет неоценимую помощь — в особенности если выбрать простой удобный сервис с досками задач, которым вы захотите пользоваться на регулярной основе. Рассмотрим несколько популярных сервисов.
Кратко о простых и популярных досках задач: Trello, KanbanFlow, Todoist, Wekan, ClickUp, Zenkit
Доски задач давно стали популярным инструментом в личном тайм-менеджменте — у вас будет большой выбор различных онлайн-досок и сервисов для планирования задач.
▪ Trello
Таск менеджер trello — один из самых популярный в мире сервисов, созданный на основе канбана подхода. Для оформления задач в trello используют колонки и карточки. С помощью календаря каждой задаче можно назначить дедлайн — ближе к дедлайну trello напомнит о сроках. У сервиса также есть опция организации задач с помощью категорий, ярлыков и тегов.
▪ KanbanFlow
Kanbanflow — это инструмент, который помогает пользователям визуализировать задачи с помощью горизонтальных дорожек для плавания: можно составить список задач, разбить их на подзадачи, установить приоритеты, отслеживать прогресс. Kanbanflow на русском используют редко — его выбирают в том случае, когда нужна возможность создавать повторяющиеся задачи.
▪ Todoist
Todoist хорош тем, что выводит на первый план нужные задачи в нужное время и помогает концентрироваться на главном. В сервисе можно выделять самые важные задачи на день, устанавливать напоминания, поручать задачи другим и настраивать дизайн-тему профиля. Todoist не работает для больших команд, но удобен для личного использования.
▪ Wekan
Wekan — инструмент с открытым исходным кодом, который вы можете доработать при желании. Базово он предлагает несколько главных функций для выполнения повседневных задач и создания личных списков дел: канбан-доски с задачами, цветные метки на карточках задач для облегчения фильтрации, группировку задач для создания виртуальной карты дел.
▪ ClickUp
ClickUp — сервис с расширенным функционалом таск-менеджера. Здесь есть функции составления списка целей и задач, чата, создания документов во встроенном редакторе, настройки уведомлений, составления расписания, а также возможность поставить эмодзи в название задач. В сервисе также есть проектные шаблоны для разных сфер бизнеса. Clickup тарифы в основном рассчитаны на командное использование, но есть и бесплатная версия для личных нужд.
▪ Zenkit
Программа zenkit интересна своей опцией переключения режимов: вы можете оформить задачи на канбан-доске, в списке, в форме mind-карты или диаграммы Гантта. У zenkit также есть метки для более удобной организации задач и расстановки приоритетов. А еще программа может работать в автономном режиме.
▪ Trello
Таск менеджер trello — один из самых популярный в мире сервисов, созданный на основе канбана подхода. Для оформления задач в trello используют колонки и карточки. С помощью календаря каждой задаче можно назначить дедлайн — ближе к дедлайну trello напомнит о сроках. У сервиса также есть опция организации задач с помощью категорий, ярлыков и тегов.
▪ KanbanFlow
Kanbanflow — это инструмент, который помогает пользователям визуализировать задачи с помощью горизонтальных дорожек для плавания: можно составить список задач, разбить их на подзадачи, установить приоритеты, отслеживать прогресс. Kanbanflow на русском используют редко — его выбирают в том случае, когда нужна возможность создавать повторяющиеся задачи.
▪ Todoist
Todoist хорош тем, что выводит на первый план нужные задачи в нужное время и помогает концентрироваться на главном. В сервисе можно выделять самые важные задачи на день, устанавливать напоминания, поручать задачи другим и настраивать дизайн-тему профиля. Todoist не работает для больших команд, но удобен для личного использования.
▪ Wekan
Wekan — инструмент с открытым исходным кодом, который вы можете доработать при желании. Базово он предлагает несколько главных функций для выполнения повседневных задач и создания личных списков дел: канбан-доски с задачами, цветные метки на карточках задач для облегчения фильтрации, группировку задач для создания виртуальной карты дел.
▪ ClickUp
ClickUp — сервис с расширенным функционалом таск-менеджера. Здесь есть функции составления списка целей и задач, чата, создания документов во встроенном редакторе, настройки уведомлений, составления расписания, а также возможность поставить эмодзи в название задач. В сервисе также есть проектные шаблоны для разных сфер бизнеса. Clickup тарифы в основном рассчитаны на командное использование, но есть и бесплатная версия для личных нужд.
▪ Zenkit
Программа zenkit интересна своей опцией переключения режимов: вы можете оформить задачи на канбан-доске, в списке, в форме mind-карты или диаграммы Гантта. У zenkit также есть метки для более удобной организации задач и расстановки приоритетов. А еще программа может работать в автономном режиме.
Лайфхаки по использованию досок задач для дела и жизни
Если вам уже не терпится использовать таск менеджер для личных задач, вот несколько лайфхаков, которые помогут вам планировать еще эффективнее:
- Разбивайте большие задачи на более мелкие — это поможет сделать задачи более управляемыми и лучше отслеживать прогресс.
- Используйте разные цвета для разных типов задач — это может помочь быстро определить, какие задачи требуют внимания в первую очередь.
- Устанавливайте сроки для выполнения задач — это поможет оставаться организованным и контролировать время.
- Создавайте списки задач на разные дни — это поможет плавно распределить нагрузку и избежать переутомления.
- Не забывайте обновлять доску задач — это поможет держать все задачи в поле зрения и не забывать про них.
Если вы находитесь в поисках идеального менеджера задач для личного использования, приглашаем вас в группу тестирования нашего нового таск-менеджера TASKY. В этой группе вы сможете бесплатно протестировать удобный таск-менеджер и дополнить его функционал недостающими опциями.