Стать участником фокус-группы
Функции топ-таск менеджеров: 6 функций, которые помогут управлять проектом
Таск-менеджеры необходимы для планирования и организации задач. В них есть ряд инструментов, которые структурируют и облегчают работу на всех этапах проектов — причем как в бизнес-проектах на работе, так в личных проектах, которые вы воплощаете для себя. В этой статье рассмотрим функции лучших таск-менеджеров на примерах реальных сервисов для управления задачами:
Для чего нужны таск-менеджеры
Таск-менеджеры или таск-трекеры, как их еще иногда называют — это универсальный инструмент, планировщики задач, для управления задачами. В бизнесе они помогают руководителям проектов управлять работой команды — структурировать задачи и отслеживать прогресс. Вместо того, чтобы держать всю информацию в голове, руководитель может создать канбан-доску в таск-менеджере и расписать последовательность задач для команды.
Также планировщик задач можно использовать для управления личными делами и повседневными задачами. Например, создавать ежедневные списки дел для себя или пошаговый план подготовки к отпуску для всей семьи. Дополнительно в сервис можно загрузить картинки, материалы и полезные ссылки.
Даже в небольшом проекте программа таск-менеджер облегчит работу над задачами. В таск-менеджере можно визуализировать процессы, разбивать проект на подзадачи, назначать ответственных, обсуждать задачи и обмениваться файлами. Таск-менеджер задает систему, в которой всем участникам легко взаимодействовать по нескольким важным пунктам:
Также планировщик задач можно использовать для управления личными делами и повседневными задачами. Например, создавать ежедневные списки дел для себя или пошаговый план подготовки к отпуску для всей семьи. Дополнительно в сервис можно загрузить картинки, материалы и полезные ссылки.
Даже в небольшом проекте программа таск-менеджер облегчит работу над задачами. В таск-менеджере можно визуализировать процессы, разбивать проект на подзадачи, назначать ответственных, обсуждать задачи и обмениваться файлами. Таск-менеджер задает систему, в которой всем участникам легко взаимодействовать по нескольким важным пунктам:
Таск-менеджер задает систему, в которой всем участникам легко взаимодействовать по нескольким важным пунктам:
- Легкая коммуникация по задачам. В планировщиках часто есть внутренние чаты, ветки обсуждений и платформы для видеосвязи.
- Визуализация задач. Возможность создавать разные типы задач, добавлять дедлайны и карточки на канбан-доску.
- Гибкость. Каждый таск-трекер можно настроить под цели проекта. Для этого есть готовые решения, виджеты, фильтры и опции управления задачами.
- Централизованное хранение информации. Таск-менеджер, как единая база, хранит все материалы, документы и аналитику по вашим проектам. Благодаря этому команде не нужно искать данные в разных источниках.
У таск-трекеров для команд схожий набор функций, который полезен в управлении любым проектом. Функции сервисов настраивают под цели проекта и состава команды. Разберем важный функционал на примере лучших таск-трекеров.
Проектные чаты
Проектный чат — это инструмент для коммуникации в команде. С его помощью сотрудники могут обсуждать задачи, делиться идеями и обмениваться материалами по проекту. В хорошем чате члены команды могут быстро решить вопрос в карточке конкретной задачи или организовать созвон внутри таск-менеджера.
Возможности инструмента
- Синхронизация участников. Чаты помогают команде оставаться на связи и оперативно решать вопросы с коллегами.
- Обмен информацией. В проектном чате или в чате по задаче, как и в мессенджере, можно быстро отправить нужный документ, уточнить у коллеги статус задачи или просто пошутить.
- Экономия. Хорошие чаты внутри таск-менеджера позволяют обойтись без внешних корпоративных мессенджеров и не доплачивать за этот функционал.
Проектный чат в Битрикс24
В Битрикс24 для общения команды есть встроенный онлайн-офис. Он включает в себя платформу для видеозвонков до 50 человек и мессенджер. Внутри сервиса также можно общаться с клиентами и подрядчикам без ограничения по времени. Еще одна удобная функция — резюме встречи. Во время созвона участники могут в режиме онлайн фиксировать информацию в файле с готовой структурой. После этого резюме автоматически отправляется в общий чат участников.
В Битрикс24 для общения команды есть встроенный онлайн-офис. Он включает в себя платформу для видеозвонков до 50 человек и мессенджер. Внутри сервиса также можно общаться с клиентами и подрядчикам без ограничения по времени. Еще одна удобная функция — резюме встречи. Во время созвона участники могут в режиме онлайн фиксировать информацию в файле с готовой структурой. После этого резюме автоматически отправляется в общий чат участников.
Диаграмма Ганта
Важный инструмент для визуализации хронологии задач и зависимостей между ними в проекте. Диаграмма Ганта встроена в систему управления проектами некоторых методологий, например, ее часто используют проекты с методологией Waterfall. Классическая диаграмма Ганта — это временная линия, на которой каждая задача представлена горизонтальной полосой, отмечена начальной и конечной датой. Длина этих полос соответствует продолжительности задачи, а зависимости обозначаются стрелками.
Возможности инструмента
- Наглядный план проекта. Диаграмма Ганта показывает, как продвигается работа над задачами, какие процессы тормозятся, а какие, наоборот, идут быстрее.
- Анализ этапов. Участники проекта видят сроки выполнения задач и зависимости между ними. Это помогает менеджеру анализировать промежуточные вехи в проекте и корректировать стратегию при необходимости.
- Распределение нагрузки. Диаграмма Ганта показывает какой этап должен завершиться раньше, чтобы другой мог начаться — если сроки сдвигаются, проектный менеджер может заметить это и перераспределить нагрузку.
Диаграмма Ганта в Yandex Tracker
В Yandex Tracker диаграмма Ганта представлена в виде календаря, на котором можно составлять план работы команды. Каждая задача представлена полосой, начало которой соответствует дате начала работы, а конец — дате завершения. Если сотрудник не успел выполнить задачу в срок, полоса окрашивается красным цветом.
В Yandex Tracker диаграмма Ганта представлена в виде календаря, на котором можно составлять план работы команды. Каждая задача представлена полосой, начало которой соответствует дате начала работы, а конец — дате завершения. Если сотрудник не успел выполнить задачу в срок, полоса окрашивается красным цветом.
Дашборды
Дашборд — это доска с аналитическими показателями, которая есть у многих планировщиков. Все данные в дашборде формируются в виде графиков, диаграмм и таблиц. Это облегчает восприятие результатов и дает наглядное понимание о ходе проекта для руководителей.
Возможности инструмента
- Мониторинг прогресса. В дашборде можно посмотреть на разные элементы проектной работы: статус задач, прогресс в задачах, поведение пользователей и многое другое.
- Сбор аналитики в реальном времени. Аналитические дашборды включают в себя графики проектного прогресса, отчеты о выполнении задач, диаграммы затрат и другие ключевые метрики в реальном времени.
- Информация в едином месте. Часто отчеты по проекту команда хранит в разных системах и папках. Графические инструменты дашборда позволяют собрать все данные в одном окне.
Дашборды в Wrike
В Wrike дашборды — это панель управления проектами, на которой отображаются планы, прогресс команды, аналитика по всему проекту и отдельно по каждому участнику. С помощью панели мониторинга можно в режиме реального времени изучить каждый элемент проекта, а с помощью виджетов — добавить нужные данные.
В Wrike дашборды — это панель управления проектами, на которой отображаются планы, прогресс команды, аналитика по всему проекту и отдельно по каждому участнику. С помощью панели мониторинга можно в режиме реального времени изучить каждый элемент проекта, а с помощью виджетов — добавить нужные данные.
Интеграция с сервисами
Интеграции в таск-менеджере — это возможность связать сервис с различными приложениями и платформами, а также перенести данные по проекту. Если сервис для команды новый, интеграция помогает сделать переход более плавным и не прерывать рабочий процесс. Данные в программу таск-менеджер переносятся при помощи API и специальных инструментов миграции.
Возможности инструмента
- Больше данных о проекте. В планировщик можно перенести информации из календаря, электронной почты, календаря, облачного хранилища и мессенджеров. Дальше команда сможет вести проект и обмениваться информацией внутри одного сервиса.
- Систематизация процесса. Команда может самостоятельно настроить, какие системы необходимо связать между собой, чтобы сэкономить ресурсы и время участников проекта.
- Разные настройки. С помощью интеграции можно автоматически создавать задачи из электронных писем, прикреплять файлы из Google Drive или переносить задачи, которые менеджер отправил в мессенджере.
Функция интеграции в SmartSheet
SmartSheet интегрируется практически с любой платформой или сервисом. Таск-менеджер собирает данные из различных источников и может объединять их в одном пространстве. Здесь есть автоматическая синхронизация данных, обновление таблиц и документов. Также можно экспортировать файлы из задач без переключения между платформами.
SmartSheet интегрируется практически с любой платформой или сервисом. Таск-менеджер собирает данные из различных источников и может объединять их в одном пространстве. Здесь есть автоматическая синхронизация данных, обновление таблиц и документов. Также можно экспортировать файлы из задач без переключения между платформами.
Повторяющиеся задачи
Функция повторяющихся задач в таск-менеджере помогает команде облегчить рутинные процессы и не тратить время на планирование повторяющихся действий. Обычно в таск-менеджерах повторяющиеся задачи можно создать с помощью шаблонов или поставить повтор через календарь.
Возможности инструмента
- Автоматизация планирования. С помощью функции повтора рутинных операций для задач можно задать определенные интервалы. Система автоматически напомнит, что в этот день нужно сделать задачу.
- Увеличение эффективности. Участникам команды не нужно думать о рутинных делах, вместо этого они фокусируется на важных бизнес-процессах.
- Гибкость процесса. К задачам можно добавлять напоминания, статусы и отдельные поля. Благодаря этому команде не нужно каждый раз вносить уточнения в процесс.
Функция повторяющихся задач в Wrike
Таск-менеджер предлагает удобную систему для автоматизации процессов. В Wrike есть детальная настройка: задачу можно соединить с другой или задать одно правило для группы повторяющихся операций.
Таск-менеджер предлагает удобную систему для автоматизации процессов. В Wrike есть детальная настройка: задачу можно соединить с другой или задать одно правило для группы повторяющихся операций.
Канбан-доски
Канбан-доска — это один из главных инструментов таск-менеджеров. Именно на визуальных принципах канбан и построены многие планировщики задач. Канбан помогает визуализировать рабочий процесс и регулировать поток задач для членов команды.
Возможности инструмента
- Визуализация рабочего процесса. Канбан-доски позволяют организовать рабочий процесс, разбивая его на этапы. С их помощью команде проще держать руку на пульсе и видеть, на какой стадии находится выполнение той или иной задачи.
- Концентрация на задачах. Канбан-доски помогают управлять задачами, перемещая их между столбцами доски по мере выполнения или изменения статуса. Это позволяет командам видеть актуальные задачи и не забывать о главном.
- Коммуникация по задачам. Канбан-доски также представляют собой пространство для общения и сотрудничества между членами команды: их можно использовать для обсуждения задач, вопросов и проблем, а также для обмена идеями.
Функция канбан-досок в Tasky
В Tasky интуитивно понятные канбан-доски помогают настроить важные бизнес-процессы, управлять заявками от клиентов или планировать спринты. Сервис максимально дружелюбен к процессам создания и контроля задач. Например, вы можете видеть, по каким задачам сейчас активен таймер — тогда как в других таск-менеджерах не видно, над чем сотрудники работают прямо сейчас. Для каждой задачи настроено автосохранение. То есть ситуация, когда вы полчаса оформляли задачу, а она сбросилась, как часто бывает в популярных таск-менеджерах — полностью исключена.
В Tasky интуитивно понятные канбан-доски помогают настроить важные бизнес-процессы, управлять заявками от клиентов или планировать спринты. Сервис максимально дружелюбен к процессам создания и контроля задач. Например, вы можете видеть, по каким задачам сейчас активен таймер — тогда как в других таск-менеджерах не видно, над чем сотрудники работают прямо сейчас. Для каждой задачи настроено автосохранение. То есть ситуация, когда вы полчаса оформляли задачу, а она сбросилась, как часто бывает в популярных таск-менеджерах — полностью исключена.
Выводы
- Проектный чат — это инструмент для коммуникации в таск-менеджере: с его помощью сотрудники могут обсуждать задачи и делиться идеями сразу в карточке задачи.
- Диаграммам Ганта нужна для визуализации хронологии задач и зависимостей между задачами в проекте. Диаграмма Ганта встроена в систему управления проектами некоторых проектных методологий.
- Дашборд — это функция аналитики в планировщике. Ключевые показатели проекта представлены на дашборде в графическом виде.
- Интеграция в таск-менеджере — это возможность связать сервис с различными приложениями и платформами, а также перенести данные по проекту.
- Функция повторяющихся задач в таск-менеджере помогает команде облегчить рутинные процессы и не тратить время на планирование повторяющихся действий.
- Канбан-доска — это главный инструмент таск-менеджеров. На принципах канбан построены почти все процессы в планировщиках задач.