Что умеют командные таск-менеджеры — топ-6 функций, незаменимых в работе над проектами.

Проект — центральное звено таск-менеджера и работа в нем непременно начинается с создания проекта. Вам необходимо создать хотя бы один проект, чтобы использовать все возможности таск-менеджера. Это может быть проект для запуска рекламы, разработки нового ПО, обработки заявок в техподдержку или любой другой проект, над которым работает ваша команда.

В большинстве хороших таск менеджеров вы можете создать любое количество проектов и для каждого назначить индивидуальный состав участников. Это удобно, когда ваша команда работает сразу над несколькими блоками задач. А также когда вам нужно разграничить пространства для разных специалистов в крупных проектах — например, выделить в отдельные блоки работу разработчиков и дизайнеров.

При создании нового проекта многие командные таск-менеджеры предлагают использовать шаблоны. Например, таск-менеджер jira, как и многие аналоги jira, порекомендует вам несколько шаблонов, на основе которых будет создан проект. Например, шаблон Scrum подходит для команд, работающих с использованием методологий Agile — в нем можно создавать спринты и релизы. А в шаблоне Канбан упор будет сделан на канбан-доски.

Если у вас есть блокнот и ручка, вы уже можете записать свой список дел, а затем вычеркивать сделанное. Но у вас не будет возможности динамично работать с задачами — перемещать их, группировать, расставлять приоритеты, делить на подзадачи, добавлять разных ответственных участников и следить за их прогрессом.

Онлайн планировщик задач в таск-менеджере обеспечивает совсем другой уровень удобства — задачи здесь легко обновлять, группировать и редактировать, над ними могут работать сразу несколько участников. Задачам можно задавать сроки выполнения и уровни приоритета, а также размечать тегами для удобства сортировки.

Еще одна опция командных таск-менеджеров — настройка повторяющихся задач. Вы можете настроить регулярные ревью, составления отчетов или планерки с нужной периодичностью, чтобы вам не приходилось постоянно добавлять их в проект.

Канбан-доски — популярный инструмент для визуального контроля над задачами в проектах. Канбан-доски помогают сотрудникам видеть свои задачи и концентрироваться на них, а руководителям — следить за прогрессом в проекте, понимать, сколько задач уже сделано, а сколько еще осталось.

Канбан, как метод управления проектами, настолько популярен, что все лучшие таск-менеджеры поддерживают функцию канбан-досок. Задачи на доски ставят с помощью карточек, которые размещаются в соответствующих столбцах. Обычно это столбцы «сделать, в работе и сделано» — но вы можете использовать любую сортировку в столбцах, которая вам удобна.

Лучшие таск-менеджеры, также позволяют переключаться с канбан-досок на списки задач и обратно, а не ограничивают вас только одним инструментом.

Работаете над задачей в проекте и хотите привлечь к ней другого члена команды? В большинстве таск-менеджеров вы можете упомянуть имя сотрудника в комментариях через знак @. Тогда таск-менеджер сгенерирует уведомление для участника — он получит ваш комментарий и сможет присоединиться к обсуждению задачи. Эта простая и удобная функция помогает вести переписку по каждой задаче, где вам требуется помощь коллег.

Если в вашем обсуждении задачи нужны дополнительные файлы, их можно прикрепить к задаче простым перетаскиванием — как, например, позволяет таск-менеджер Трелло. Используя trello и аналоги, вы можете перемещать в карточку задачи один или сразу несколько файлов с рабочего стола, делиться снимками экрана, изображениями и другими документами.

Многие аналоги трелло также позволяют перетаскивать в задачу ссылки с необходимых сайтов и сохранять их в таск-менеджере для совместного использования с коллегами.

Важный элемент в любой системе управления задачами — контроль времени. Вот почему трекер  времени стал такой популярной функцией таск-менеджера. Трекер в разы повышает удобство работы над проектом и обеспечивает разумное управление временными ресурсами. С помощью функции трекера времени можно:

• Оценить среднее время, необходимое каждому члену команды для выполнения конкретной задачи.
• Решить, как распределить задачи для достижения максимальной производительности.
• Переназначать задачи проекта, если у кого-то слишком большая рабочая нагрузка.
• Отслеживать, сколько времени ваша команда тратит на каждую задачу, чтобы определить оплачиваемые часы и оплату сверхурочных с точностью до секунды.
• Выставлять счета клиентам, если вы работаете с почасовой оплатой в проекте.

Большинство трекеров времени также содержат встроенные функции отчетов —  они переводят данные о затратах времени в интуитивно понятные отчеты. По таким отчетам легко понять продуктивность пользователей и время работы над различными задачами. 

Лучшие командные таск-менеджеры имеют встроенные функции отчетности, которые позволяют вам отслеживать ход выполнения задач в режиме реального времени. Ключевые показатели обычно можно узнать в одном централизованном дашборде — здесь удобно отслеживать ход проекта, управлять рабочим процессом и вносить изменения, когда это необходимо.

Так, например, в «панели мониторинга» таск-менеджера Asana собраны диаграммы с ключевыми показателями проектов. Показатели обновляются автоматически в режиме реального времени. Каждый раз, когда вы переходите на эту вкладку или обновляете страницу, вы видите свежие данные.

Также в большинстве таск-менеджеров вы можете добавить свои собственные отчеты с диаграммами и сводками, используя удобные вам способы визуализации данных: гистограмму, кольцевую диаграмму, числовую сводку или диаграмму выработки.