Стать участником фокус-группы
Магия канбана: как персональный таск менеджер с досками задач может изменить вашу жизнь.
Поддержание организованности на работе и в жизни — ежедневная задача. Как сделать свою рутину менее хаотичной и более организованной? Для этого можно использовать персональный таск менеджер и системы, которые помогают планировать и отслеживать текущие дела.
Одной из таких организационных систем является канбан. В этой статье разберемся, как магия канбана может изменить вашу жизнь.
Одной из таких организационных систем является канбан. В этой статье разберемся, как магия канбана может изменить вашу жизнь.
5 советов, как организовать свою рабочую жизнь с помощью канбана
Система Канбан давно зарекомендовала себя в мире бизнеса — организации и корпорации с мировым именем используют ее для управления рабочими процессами. Но не менее эффективно ту же систему может применять каждый из нас, чтобы упорядочить свои дела — вот 5 советов.
1. Создайте доску для ежедневного списка дел
Лучший способ отслеживать все дела, которые вам нужно выполнять ежедневно — составить список и отмечать в нём закрытые задачи. Причем рабочие и личные дела можно отслеживать вместе. Например, завтра вам нужно: составить рабочую презентацию, позвонить трём клиентам, провести тим-колл с командой, сходить в зал, купить подарок другу на день рождения и записать ребёнка в больницу.
Структурировать все задачи и ни о чем не забывать, помогают таск трекеры и таск менеджеры с канбан-досками. Например, создайте на доске три столбца со стадиями: «Запланировано», «В работе», «Готово». Затем оформите все дела на день в виде карточек и перемещайте их между столбцами по ходу выполнения работы. Это простое решение даст вам лучшее представление о вашем прогрессе, завершенных и предстоящих делах.
Лучший способ отслеживать все дела, которые вам нужно выполнять ежедневно — составить список и отмечать в нём закрытые задачи. Причем рабочие и личные дела можно отслеживать вместе. Например, завтра вам нужно: составить рабочую презентацию, позвонить трём клиентам, провести тим-колл с командой, сходить в зал, купить подарок другу на день рождения и записать ребёнка в больницу.
Структурировать все задачи и ни о чем не забывать, помогают таск трекеры и таск менеджеры с канбан-досками. Например, создайте на доске три столбца со стадиями: «Запланировано», «В работе», «Готово». Затем оформите все дела на день в виде карточек и перемещайте их между столбцами по ходу выполнения работы. Это простое решение даст вам лучшее представление о вашем прогрессе, завершенных и предстоящих делах.
2. Записывайте свои идеи
Время от времени мозг генерирует отличные идеи, как улучшить вашу жизнь и работу. Например, вы сёрфили в интернете и наткнулись на статью с обзором сервиса, который помогает ускорить создание рабочих документов. Прикинули, что сервис сэкономит вам пару дней в месяц и хорошо было бы его протестировать. Если с такими идеями ничего не делать — они гарантированно забудутся в текущей суете и не будут реализованы.
Создайте канбан-доску для идей или выделите отдельный столбец на доске с текущими задачами — это поможет сохранять хорошие идеи с указанием источника и полезными материалами. Или даже сразу планировать их реализацию. Сейчас уже есть менеджеры задач с интеграцией телеграмм — с их помощью можно добавлять идеи на доску через мессенджер, который всегда под рукой.
3. Создайте еженедельный план организации своей жизни
Канбан-доски можно использовать не только для идей и ежедневных планов, но и составлять себе расписание на неделю-две вперед. Допустим, вас ожидают насыщенные две недели перед запуском нового проекта, а тут еще и дни рождения близких накладываются, родственники приезжают — вы не знаете, как всё успеть.
Создайте доску на две недели с четырьмя столбцами: «Срочное», «Второстепенное», «В работе», «Готово». Расположите в первом и втором столбце известные вам задачи: то, что важнее, поставьте ближе к началу списка. Так вы будете лучше представлять план на 2 недели и не пропустите ничего важного. Добавляйте в этот список новые задачи, когда они появляются. Также полезно тестировать разные варианты канбан-досок, чтобы найти удобное решение для таких авралов в будущем.
4. Управляйте несколькими проектами одновременно
На работе иногда приходится управлять несколькими проектами или участвовать в нескольких процессах. Чтобы разграничить разные по смыслу задачи можно использовать цветные метки на канбан доске — с помощью меток у вас получится визуальная карта всех процессов, на основе которой проще распределять усилия.
Есть и другой способ совместить несколько проектов — создайте для каждого отдельную канбан-доску в едином пространстве. Например одну доску для личных дел, другую для персональной работы, третью для управления командой и четвертую для собственного проекта, который вы развиваете параллельно. Так вы сможете переключаться между досками, когда нужно, и разные области задач не будут смешиваться.
Время от времени мозг генерирует отличные идеи, как улучшить вашу жизнь и работу. Например, вы сёрфили в интернете и наткнулись на статью с обзором сервиса, который помогает ускорить создание рабочих документов. Прикинули, что сервис сэкономит вам пару дней в месяц и хорошо было бы его протестировать. Если с такими идеями ничего не делать — они гарантированно забудутся в текущей суете и не будут реализованы.
Создайте канбан-доску для идей или выделите отдельный столбец на доске с текущими задачами — это поможет сохранять хорошие идеи с указанием источника и полезными материалами. Или даже сразу планировать их реализацию. Сейчас уже есть менеджеры задач с интеграцией телеграмм — с их помощью можно добавлять идеи на доску через мессенджер, который всегда под рукой.
3. Создайте еженедельный план организации своей жизни
Канбан-доски можно использовать не только для идей и ежедневных планов, но и составлять себе расписание на неделю-две вперед. Допустим, вас ожидают насыщенные две недели перед запуском нового проекта, а тут еще и дни рождения близких накладываются, родственники приезжают — вы не знаете, как всё успеть.
Создайте доску на две недели с четырьмя столбцами: «Срочное», «Второстепенное», «В работе», «Готово». Расположите в первом и втором столбце известные вам задачи: то, что важнее, поставьте ближе к началу списка. Так вы будете лучше представлять план на 2 недели и не пропустите ничего важного. Добавляйте в этот список новые задачи, когда они появляются. Также полезно тестировать разные варианты канбан-досок, чтобы найти удобное решение для таких авралов в будущем.
4. Управляйте несколькими проектами одновременно
На работе иногда приходится управлять несколькими проектами или участвовать в нескольких процессах. Чтобы разграничить разные по смыслу задачи можно использовать цветные метки на канбан доске — с помощью меток у вас получится визуальная карта всех процессов, на основе которой проще распределять усилия.
Есть и другой способ совместить несколько проектов — создайте для каждого отдельную канбан-доску в едином пространстве. Например одну доску для личных дел, другую для персональной работы, третью для управления командой и четвертую для собственного проекта, который вы развиваете параллельно. Так вы сможете переключаться между досками, когда нужно, и разные области задач не будут смешиваться.
5. Работайте с удаленной командой
Физических взаимодействий в бизнесе становится все меньше, а удаленной работы больше. Если вы сами работаете с удаленными сотрудниками, удобно создать виртуальную доску и предоставить к ней доступ всем членам вашей команды. С помощью карточек описать детали задач и распределить ответственных — а затем отслеживать статусы задач удалённо без необходимости что-то переспрашивать.
Физических взаимодействий в бизнесе становится все меньше, а удаленной работы больше. Если вы сами работаете с удаленными сотрудниками, удобно создать виртуальную доску и предоставить к ней доступ всем членам вашей команды. С помощью карточек описать детали задач и распределить ответственных — а затем отслеживать статусы задач удалённо без необходимости что-то переспрашивать.
3 совета, как организовать отдых от работы с помощью канбана
Чтобы долго сохранять продуктивность, важно уметь переключаться с рабочих задач и заниматься восстановлением сил.
В этом поможет таск менеджер для личных задач и те же инструменты канбана.
В этом поможет таск менеджер для личных задач и те же инструменты канбана.
- 1. Спланируйте отпускПланировать отпуск не всегда так просто, как кажется, учитывая всё, что нужно проверить и подготовить. Нужно выбрать отель, узнать, как туда добраться, забронировать билеты, оформить отпуск на работе, собрать предметы первой необходимости, купить кое-что, что может понадобиться в поездке и другое. Канбан-доска отлично подходит для планирования путешествий и отпуска — распишите все дела, чтобы подготовиться к отпуску без стресса и без проблем.
- 2. Спланируйте мероприятиеПланирование мероприятия — будь то поездка на выходные, день рождения члена семьи или участие в конференции — это огромная работа. Канбан позволяет заранее учесть все детали и спланировать подготовку, чтобы мероприятие прошло гладко. Канбан визуализация облегчит вам контроль за всем: от кейтеринга и декора до списка гостей и логистики.
- 3. Хобби, спорт, обучение, семейные делаПовседневные дела вне рабочего процесса могут превратиться в хаос, который только отнимает энергию. Если у вас много активностей в течение дня — спорт, хобби, уход за животными, покупки, секции для детей, обучение и т.д. — планировать их лучше на своей ежедневной или еженедельной канбан-доске, отмечая нерабочие задачи другим цветом тега, создавая их в виде отдельного проекта или в рамках отдельного аккаунта.
Попробуйте внедрить доски задач канбан, чтобы организовать свою жизнь — вне зависимости от ваших приоритетов, они принесут вам огромную пользу и повысят продуктивность. При правильном применении даже бесплатные приложения канбан в сочетании с дисциплиной помогают достигать личных и профессиональных целей гораздо быстрее. Особенно по сравнению с попытками держать все дела в голове.
Выводы
Поддерживать высокую организованность на работе и в жизни хорошо помогают доски задач канбан:
- Канбан-доски закрывают сразу несколько потребностей в организации рабочего времени: позволяют планировать день и неделю, не терять идеи, управлять несколькими проектами сразу и работать с удаленными командами.
- Канбан-доски можно использовать и вне работы, чтобы восстановить силы: на них удобно планировать отпуск, мероприятия, а также, чтобы успевать совмещать спорт, хобби, обучение и семейные вопросы.
Попробуйте использовать канбан-доски в новом таск-менеджере TASKY: с помощью функции мультиаккаунта вы сможете создать любое количество досок для работы, управления командой, личных дел, идей, планирования мероприятий, путешествий и других актуальных задач.