Стать участником фокус-группы
Как примирить отделы, чтобы они работали сообща — строим систему взаимодействия в таск-менеджере для команд
Бизнес строится через общение и взаимодействие его сотрудников. Но без четкой системы это общение всегда превращается в хаос: отделы по разному понимают задачи, информация теряется, возникают споры, а бизнес-процессы становятся полем для отстаивания личных интересов. Упорядочить командную работу помогают инструменты автоматизации — о том, какие выбрать и как их применить, расскажем в этой статье.
Топ-5 проблем взаимодействия отделов в бизнесе
Проблемы с разрозненностью в любом бизнесе одинаковые и почти никак не зависят от ниши.
- 1. Нет единого информационного пространстваЗадачи, документы, переписки и комментарии хранятся хаотично: часть в почте, часть в мессенджерах, а еще — в папках на компьютерах, дисках и в головах сотрудников. Чтобы найти нужную информацию, приходится тратить часы. А если кто-то уходит в отпуск или увольняется, разобраться в его делах невозможно.
- 2. Сложно координироваться по задачамОтдел маркетинга запустил акцию, но продажи не в курсе. Производство выпустило новую партию, но склад не подготовил место. Без четкой системы бизнес работает по принципу — «кто громче крикнет, тот и получит ресурсы».
- 3. Потеря данных при передачеМенеджер передал задачу в чат, но часть сотрудников не увидела сообщение. Бухгалтерия получила счет, но не узнала о дополнительных расходах. Из-за человеческого фактора данные теряются, а ошибки обнаруживаются слишком поздно.
- 4. Ручные процессы замедляют работуСогласование договора занимает дни, потому что документ ходит по почтам. Оплата задерживается, так как счет забыли отправить до расчетной даты. Руководители вынуждены пинговать вручную и тратить время на микроменеджмент вместо развития.
- 5. Конфликты интересовПродажи обещают клиенту скидку, но финансы ее не согласовывают. Маркетинг запускает акцию, а склад не готов к росту заказов. IT-департамент хочет перейти на новую систему, но операционный отдел не хочет ее внедрять. Вместо общей цели каждый тянет в свою сторону, из-за чего страдает и бизнес, и отношения в команде.
Строим систему взаимодействия в таск-менеджере для команд Tasky
С помощью командного таск-менеджера Tasky можно построить совсем другую систему общения и обмена задачами между отделами, в которой не будет описанных проблем или они сведутся к минимуму. Покажем, как объединить усилия всех сотрудников за семь шагов:
- Создаем единое пространство для задачСоздаем общее пространство и настраиваем все задачи в виде карточек — с возможностью указать ответственного, сроки, теги с категорией или приоритетом. Большие задачи можно разбить на подзадачи и разделить в них ответственных. Так у всей команды появится общее представление об объеме работ и сроках их завершения.
- Объединяем задачи в проектыЗадачи нужно сгруппировать по тематическим проектам, чтобы разделить различные направлениями работы. Для каждого проекта создается отдельная канбан-доска, на которой отображаются все этапы выполнения работ и ответственные лица. Это упростит координацию между отделами в разных областях, где пересекаются их зоны ответственности.
- Приглашаем люлей, настраиваем отделы и ролиКаждому пользователю администратор может задать отдел, а также уровень доступа в зависимости от роли. В остальном люди смогут настроить свои профили индивидуально — с фото, описаниями и контактами.
- Обсуждаем все задачи в одном чатеВажным новшеством является обсуждения каждой задачи непосредственно в ее карточке. Встроенный корпоративный мессенджер позволяет обмениваться сообщениями, отправлять файлы, отслеживать статус работ и задавать вопросы без переписок в почтах и мессенджерах.
- Настраиваем индивидуальные схемы «пингования» с помощью уведомленийДальше нужно настроить систему уведомлений таким образом, чтобы каждый сотрудник получал сообщения только о тех событиях, которые его действительно касаются. Уведомления приходят в браузер, мобильное приложение или на почту, чтобы люди могли быстрее реагировать на важные события.
- Отслеживаем, что происходит, в реальном времени на канбан доскеДальше начинаем отслеживать прогресс работы в режиме реального времени. Все изменения, добавления, редактирование задач или добавление новых комментариев, фиксируются сразу, чтобы все участники проектов были в курсе дел.
- Повышаем эффективностьЗадачи можно сортировать по различным критериям: по приоритету, срокам выполнения, ответственным или статусу. Руководители могут оперативно выявлять узкие места с помощью канбан-досок и отчетов, расставлять приоритеты и сокращать задержки там, где они есть.
Как меняется взаимодействие отделов при переходе в Tasky: примеры из практики
В хорошем таск-менеджере все операции становятся более прозрачными, структурированными и предсказуемыми. Приведем примеры.
Пример 1: Маркетинг + Продажи
Маркетинг и продажи часто работают несинхронно: пока маркетологи готовят рекламные материалы, отдел продаж ждет, теряя время. Когда же материалы готовы, продавцам нужно время, чтобы адаптировать их под клиентов. В результате запуск кампаний затягивается.
- В KomUnity все процессы ускоряютсяМаркетологи сразу загружают свои материалы по акциям и рекламные концепции, а продавцы видят их в реальном времени и готовят предложения для клиентов. Все этапы — от идеи до запуска — на одной доске. Можно ставить дедлайны, отслеживать статус задач и получать напоминания.
Пример 2: HR + бухгалтерия
В традиционной схеме расчет зарплат — это бесконечные согласования. HR готовит данные, бухгалтерия проверяет, уточняет детали, ждет подтверждений. В итоге процесс растягивается на дни, а ошибки приводят к задержкам выплат людям, которые ждут деньги и обвиняют в этом компанию.
- KomUnity убирает лишние шагиHR сразу вносит данные о новых сотрудниках, изменениях в зарплате и бонусах, а бухгалтерия автоматически получает обновления и запускает расчеты. Каждая задача — с четким сроком и ответственным, данные всегда актуальны.
Пример 3: Логистика + Производство
Без автоматизации логистика и производство работают вслепую. Пока логисты уточняют сроки поставок, производство ждет, не зная, когда придут материалы. Ошибки в расчетах приводят к задержкам, простою оборудования и лишним расходам.
- KomUnity синхронизирует два процессаЛогисты обновляют статус доставки, производство видит актуальные запасы и планирует работу. Изменился срок или маршрут? Все участники сразу получают уведомления.
Подведем итоги
Командная работа в Tasky помогает не только сократить время на согласование задач, но и избежать ситуаций, когда одному отделу не хватает данных для принятия решения, а другой не в состоянии оперативно действовать. Результаты от внедрения видны сразу по 4-м областям командного взаимодействия.
Область
Результаты после использования KomUnity
Бизнес-процессы
- Все процессы от постановки задач до контроля их выполнения в одном инструменте.
- Настройка отделов и ролей помогает управлять всей структурой в одном пространстве.
Коммуникация по задачам
- Обсуждение задач в едином чате со всеми участниками.
- Система уведомлений минимизирует задержки в ответах и упрощает коммуникацию.
Синхронизация
- Прозрачность всех процессов: каждый сотрудник видит, что происходит в других отделах на общей доске.
- Нет необходимости в постоянных встречах и согласованиях, так как задачи можно отслеживать и обновлять в режиме реального времени.
Сокращение ошибок
- Вся информация об исполнителях, сроках и статусах доступна в одном месте, исключая потери данных.
- Встроенная система контроля и отчетности помогает увидеть тех, кто ошибается или отстает.