Сроки и ресурсы определяют ритм и результат проекта. Неправильное распределение ресурсов нередко приводит к перерасходу бюджета, срывам планов или даже к провалу и закрытию проекта до его окончания. Вот почему важно следить за расходом ресурсов и оптимизировать их на всех этапах: от проектного планирования до финальных правок. Разберемся, какие инструменты помогут следить за ресурсами в удаленном формате.

Управление ресурсами включает три ключевых этапа: планирование, распределение и контроль. Рассмотрим каждый из этапов подробно.

На этапе планирования формируют основу проекта: определяют его цели, потребности, сроки, команду, бюджет, возможные риски. Ошибки на этом этапе могут привести к тому, что у проекта не будет базы для успешного завершения, а команда будет бороться за ресурсы и погрязнет в конфликтах.

Маркетинговая кампания запускает рекламную стратегию для нового продукта. Планирование может выглядеть так:

• Для проекта нужны SMM-менеджер, копирайтер, дизайнер. Бюджет: 300 000 рублей.
• Исследование аудитории — 3 дня, написание контент-плана — 4 дня, создание дизайнов — 5 дней, согласование — 2 дня.
• Возможные правки клиента — +2 резервных дня. Перегрузка SMM-менеджера другими проектами — предусмотреть замену.

На этом этапе распределяют задачи между участниками команды так, чтобы не перегружать их, но при этом задействовать в полную силу. Затем определяют ресурсы, которые понадобятся для выполнения каждого этапа.

Веб-студия создает сайт для клиента. Вот как упрощенно может выглядеть этап распределения:

• Руководитель ставит задачи исполнителям: дизайнер разрабатывает макеты интерфейса, разработчик пишет код, создавая интерактивные элементы и верстая страницы, тестировщик проверяет функционал на соответствие требованиям, кроссбраузерность и адаптивность.
• Дизайнеру предоставлены логотип, брендбук клиента, а также карта сайта и базовые тексты, чтобы он мог учитывать структуру и содержание при создании макетов. Разработчик получает готовые дизайн-макеты, доступ к от проектного хостинга и техническую спецификацию. Тестировщик подключается к проекту за день до завершения разработки, чтобы подготовить сценарии тестирования, проверить интеграцию компонентов и выявить критические ошибки.
• Работы дизайнера заканчиваются за день до начала основной разработки, чтобы избежать простоев у разработчика, макеты передаются поэтапно, начиная с главной страницы. Тестировщик подключается в последний день работы разработчика, чтобы оперативно выявить баги и передать их на доработку до сдачи проекта клиенту.

На этом этапе отслеживают сроки выполнения задач и общую динамику проекта, чтобы выявить проблемы, задержки и ошибки, которые нужно оперативно устранять.

Балансировка ресурсов позволяет избежать простоев, перегрузок и неравномерной загрузки в проекте. Рассмотрим основные методы балансировки с примерами.

Если один из специалистов перегружен, его дела перераспределяют между другими членами команды, у которых есть свободное время или подходящая квалификация.

Не все задачи одинаково важны. Балансировка предполагает распределение ресурсов в первую очередь на дела с высоким приоритетом, а остальные при этом выполняют по мере возможности.

Каждый сотрудник выполняет работу в соответствии с его квалификацией и доступным временем, без перегрузок и простоев.

Способ позволяет заранее зарезервировать нужные материалы, оборудование или специалистов, чтобы уложиться в сроки. Это помогает избежать ситуаций, когда ресурсы срочно нужны, а они заняты другими членами команды.

Перерасход времени и ресурсов чаще всего возникает из-за неграмотного управления и недооценки рисков. Большинство проблем с ресурсами можно избежать, если соблюдать правила управления ресурсами и выбрать для этого подходящие инструменты. Разберем 8 основных правил оптимизации сроков и ресурсов, а также их реализацию с помощью системы управления проектами KomUnity.

Ошибки в начале проекта всегда приводят к проблемам в будущем. Представьте: команда маркетинга сразу начала составлять контент-план, а через неделю выяснилось, что половина материалов не подходит для целевой аудитории. Приходится всё переделывать и переносить сроки. Планирование позволяет оценить потребности, рассчитать время и ресурсы, предусмотреть риски.

Задачи должны быть четкими, достижимыми и измеримыми. Вместо размытой формулировки «Разработать рекламную кампанию» напишите так: изучить целевую аудиторию до 10 января, подготовить сценарий для видеоролика до 12 января, согласовать бюджет с клиентом до 14 января. Разделяйте дела на категории: срочные, важные и менее важные.

Постоянный контроль позволяет заметить перерасход ресурсов на раннем этапе. Используйте канбан-доски для визуального контроля прогресса, проводите ежедневные короткие созвоны с командой, анализируйте выполнение задач с помощью отчетов.

Каждому члену команды должно быть ясно, что именно от него требуется. Вместо общих указаний «Команда занимается продвижением продукта» лучше распределять так: маркетолог разрабатывает стратегию, дизайнер создает визуалы, копирайтер пишет текст для постов.

Часто перерасход ресурсов возникает из-за того, что команда работает вслепую. Обратная связь дает команде понять, насколько хорошо они справляются с задачами, помогает адаптировать план и держать проект в заданных рамках.

Чем раньше вы обнаружите проблему, тем меньше она повлияет на ресурсные затраты. Например, если разработчик сообщает о проблеме с интеграцией API за неделю до дедлайна, еще можно перераспределить работу. Если проблема всплывет за день, проект сорвется.

Прогнозирование помогает заранее понять, где могут быть проблемы. Используйте данные о прошлых проектах для расчета сроков, анализируйте время, которое команда тратит на выполнение задач, оценивайте риск недостатка ресурсов.

Резерв времени, денег или ресурсов поможет в случае форс-мажора. Если вы закладываете дополнительные 10% ресурсов, проект может продолжаться даже при непредвиденных обстоятельствах.