Стать участником фокус-группы
6 типичных ошибок при планировании проектов и способы их устранения
Планирование проектов — часть рутины любого руководителя. Каждый менеджер делает это, но не каждый знает, как это делать структурировано и четко, соблюдая баланс между желаемым и реалистичным. Даже опытные менеджеры не застрахованы от популярных ошибок проектного планирования. Рассмотрим 6 наиболее критичных ошибок, а заодно — разберем, как их устранить.
Ошибка 1. Оптимистично оценивать время
Подсчет времени выполнения задач в проекте часто происходит как с ремонтом в квартире: кажется, что уйдет неделя, а она растягивается на месяцы. Одна из причин — недооценка сложности задач и чрезмерный оптимизм. В результате сроки сдвигаются, планы рушатся, а команда оказывается в цейтноте. Проект строится на иллюзиях, которые разбиваются о реальность.
Пример из практики:
Компания решила разработать мобильное приложение за три месяца. Посчитали просто: похожие проекты делали за это время. Но через два месяца стало ясно, что все пошло не по плану. Интеграция с внешним API оказалась сложной, сроки поползли. В итоге приложение доделывали еще три месяца. Бюджет превышен, клиенты остались недовольны, а команда — выгорела.
Компания решила разработать мобильное приложение за три месяца. Посчитали просто: похожие проекты делали за это время. Но через два месяца стало ясно, что все пошло не по плану. Интеграция с внешним API оказалась сложной, сроки поползли. В итоге приложение доделывали еще три месяца. Бюджет превышен, клиенты остались недовольны, а команда — выгорела.
Как предвидеть и устранить:
- Используйте метод аналогийОриентируйтесь на опыт прошлых проектов, но закладывайте риски.
- Внедрите метод экспертных оценокСпросите нескольких специалистов об их прогнозах — среднее значение будет точнее.
- Добавьте буферЗакладывайте дополнительное время на случай форс-мажоров — как правило, это 20–30% от общей оценки.
- Используйте техники декомпозицииРазделите крупную задачу на более мелкие и оцените каждую из них отдельно.
Ошибка 2. Не прояснить для всех цели проекта
Когда команда не понимает, зачем и для кого проект, начинаются проблемы. Цели формулируются так, чтобы красиво звучало, но в них нет сути: «повысить эффективность», «улучшить метод взаимодействия с клиентами», «снизить издержки бизнеса и при этом увеличить функциональность». Каждый член команды понимает цели по-своему. Без четкой цели высоки риски, что проект превратится в бесполезное сжигание времени и ресурсов.
Пример из практики:
Руководитель заказал сайт «для продвижения компании». Команда, решив, что речь идет о стандартном лендинге, сделала стильную страницу с описанием услуг. Но клиент ожидал увидеть интернет-магазин с каталогом, корзиной и системой оплаты. Ожидания не совпали, проект пришлось переделывать. Команда тратила время на исправления, клиент потерял терпение и стал распространять неприятные слухи о компании. И все из-за того, что в начале никто не задал ключевой вопрос: зачем нужен сайт и что значит «продвижение компании»?
Руководитель заказал сайт «для продвижения компании». Команда, решив, что речь идет о стандартном лендинге, сделала стильную страницу с описанием услуг. Но клиент ожидал увидеть интернет-магазин с каталогом, корзиной и системой оплаты. Ожидания не совпали, проект пришлось переделывать. Команда тратила время на исправления, клиент потерял терпение и стал распространять неприятные слухи о компании. И все из-за того, что в начале никто не задал ключевой вопрос: зачем нужен сайт и что значит «продвижение компании»?
Как предвидеть и устранить:
- Проведите воркшоп с заказчикомВместе сформулируйте цели и задачи, уточните, как будет измеряться успех проекта.
- Создайте SMART-целиОни должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.
- Регулярно синхронизируйтесьНа каждом этапе уточняйте, совпадают ли ваши действия с ожиданиями заказчика.
- Внедрите технику «5 Почему»Задавая вопрос «почему?» несколько раз, вы сможете добраться до сути запроса.
Ошибка 4. Игнорировать риски проекта
Некоторые менеджеры предпочитают смотреть на проект через розовые очки. Они рассчитывают, что все пойдет идеально: сроки будут соблюдены, ресурсы окажутся достаточными, а команда — стабильной. Риски, если и учитываются, остаются где-то внизу списка. Но реальность не прощает такого подхода. Любая неожиданность — от задержек поставок до ухода ключевых сотрудников — может выбить проект из колеи. Без управления рисками и запаса прочности даже мелкая проблема превращается в кризис.
Пример из практики:
Компания решила построить новый офис с целью развития сети и заложила в план стабильные поставки материалов. Из-за логистических проблем доставка задержалась, а стройка встала на несколько недель. Рабочие простаивали, расходы росли, сроки сдвигались. Все это могло быть предотвращено, если бы риски проекта учли заранее, заложив запас времени и ресурсов. Но вместо этого компания попала в ситуацию, где любой шаг вперед давался с огромными потерями.
Компания решила построить новый офис с целью развития сети и заложила в план стабильные поставки материалов. Из-за логистических проблем доставка задержалась, а стройка встала на несколько недель. Рабочие простаивали, расходы росли, сроки сдвигались. Все это могло быть предотвращено, если бы риски проекта учли заранее, заложив запас времени и ресурсов. Но вместо этого компания попала в ситуацию, где любой шаг вперед давался с огромными потерями.
Как предвидеть и устранить:
- Проводите анализ рисковСоставьте список потенциальных угроз, оцените их вероятность и влияние.
- Создайте план управления рискамиДля каждого риска разработайте стратегию предотвращения ущерба — избегание, минимизация, перенос или принятие.
- Используйте стресс-тестыПроверьте план на устойчивость в условиях худших сценариев.
- Регулярно обновляйте оценку рисковРиски могут изменяться по мере реализации проекта.
Ошибка 5. Недооценивать человеческий фактор
Проекты зависят от людей. И если закрывать глаза на их мотивацию, навыки и уровень нагрузки, никакой идеальный план не поможет. Люди не машины: они устают, теряют концентрацию, совершают ошибки. Когда команду перегружают или ставят перед задачами, к которым она не готова, результатом становится не только провал проекта, но и выгорание сотрудников, текучка и падение доверия к руководству.
Пример из практики:
В одной компании проект оказался сложнее, чем ожидалось, но вместо пересмотра сроков и приоритетов сотрудников просто заставили «временно» работать по 12 часов в день. Сначала все шло вроде бы нормально, но вскоре производительность начала падать: росло число ошибок, возникали конфликты и непонимания. Через месяц ключевые специалисты ушли, а оставшаяся команда выгорела. Все потому что при планировании забыли, что за каждым сроком стоят реальные люди.
В одной компании проект оказался сложнее, чем ожидалось, но вместо пересмотра сроков и приоритетов сотрудников просто заставили «временно» работать по 12 часов в день. Сначала все шло вроде бы нормально, но вскоре производительность начала падать: росло число ошибок, возникали конфликты и непонимания. Через месяц ключевые специалисты ушли, а оставшаяся команда выгорела. Все потому что при планировании забыли, что за каждым сроком стоят реальные люди.
Как предвидеть и устранить:
- Планируйте с учетом ресурсовРеалистично оценивайте доступность и загрузку сотрудников.
- Создайте культуру обратной связиРегулярно спрашивайте команду о проблемах и пожеланиях.
- Инвестируйте в командное обучениеПовышение квалификации помогает справляться со сложными задачами.
- Ставьте реалистичные дедлайныУчитывайте не только трудоемкость задач, но и время на отдых и восстановление команды.
Ошибка 6. Отсутствие контроля прогресса
Даже самый продуманный план бесполезен, если за ним не следить. Многие менеджеры уверены, что если однажды все согласовали, проект пойдет как по рельсам и риски уже не так значимы. Но реальность так не работает. Без регулярного контроля задачи могут застрять, проблемы — накопиться, а команда — уйти не в ту сторону. И пока менеджер думает, что «все идет по плану», проект уже выходит из-под контроля.
Пример из практики:
В одном IT-проекте руководитель решил обойтись без частых встреч с командой: «Все взрослые люди, знают, что делать». На деле мелкие проблемы начали накапливаться, а ошибки оставались незамеченными. Когда сроки подошли к концу, оказалось, что половина задач сделана неправильно, а исправлять уже некогда. Проект затянулся на несколько месяцев, перерасход бюджета стал катастрофическим — а все из-за отсутствия регулярной обратной связи и контроля.
В одном IT-проекте руководитель решил обойтись без частых встреч с командой: «Все взрослые люди, знают, что делать». На деле мелкие проблемы начали накапливаться, а ошибки оставались незамеченными. Когда сроки подошли к концу, оказалось, что половина задач сделана неправильно, а исправлять уже некогда. Проект затянулся на несколько месяцев, перерасход бюджета стал катастрофическим — а все из-за отсутствия регулярной обратной связи и контроля.
Как предвидеть и устранить:
- Проведите воркшоп с заказчикомВместе сформулируйте цели и задачи, уточните, как будет измеряться успех проекта.
- Создайте SMART-целиОни должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.
- Регулярно синхронизируйтесьНа каждом этапе уточняйте, совпадают ли ваши действия с ожиданиями заказчика.
- Внедрите технику «5 Почему»Задавая вопрос «почему?» несколько раз, вы сможете добраться до сути запроса.
Инструменты таск-менеджера, чтобы избежать ошибок планирования
Избежать ошибок планирования и не допустить их внезапного появления помогает хороший таск-менеджер. Он фиксирует все задачи и дедлайны, помогает точнее планировать ресурсы и избегать перегрузок. Рассмотрим несколько инструментов на примере таск-менеджера Tasky.
1. Канбан-доска
Канбан-доска — это как карта проекта, по которой видно, где и на каком этапе застряли задачи. Она позволяет вовремя заметить сбои и не дать проекту выйти из-под контроля. Если, например, задача «Утверждение дизайна» затянулась, легко понять, кто тормозит: дизайнер или клиент. Прозрачность помогает видеть риски и сразу действовать, а не надеяться, что все как-то само решится.
Канбан-доска — это как карта проекта, по которой видно, где и на каком этапе застряли задачи. Она позволяет вовремя заметить сбои и не дать проекту выйти из-под контроля. Если, например, задача «Утверждение дизайна» затянулась, легко понять, кто тормозит: дизайнер или клиент. Прозрачность помогает видеть риски и сразу действовать, а не надеяться, что все как-то само решится.
Пример использования в Tasky:
Запустили рекламную кампанию, а на канбан-доске видно, что задача с дизайном зависла. Руководитель сразу обращает внимание на проблему и связывается с участниками. Проблема решена, и работы двигаются дальше без задержек.
2. Отложенные задачи
Функция отложенных задач — это как напоминание самому себе, чтобы не забыть важное, но не срочное в проекте. Все, что не требует немедленного внимания, можно запланировать на точную дату и система подскажет, когда наступит нужный момент.
Функция отложенных задач — это как напоминание самому себе, чтобы не забыть важное, но не срочное в проекте. Все, что не требует немедленного внимания, можно запланировать на точную дату и система подскажет, когда наступит нужный момент.
Пример использования в Tasky:
Допустим, через три месяца нужно обновить серверное ПО. Вместо того чтобы помнить об этой проблеме постоянно или переживать, что забудете, вы ставите задачу как «отложенную». Когда наступит время, она всплывет, и вы спокойно выполните обновление, не рискуя пропустить важный момент в проекте.
3. Трекер времени
Трекер времени — это как личный хронометр, который показывает, куда на самом деле уходит время в проекте. Он фиксирует, сколько времени вы потратили, но важнее то, что он помогает выявить, где именно теряется командная эффективность. Возможно, вы заметите, что одни задачи занимают больше времени, чем ожидалось, а другие — наоборот, меньше. Это сигнал, что что-то в планировании пошло не так, и нужно с этим разобраться.
Трекер времени — это как личный хронометр, который показывает, куда на самом деле уходит время в проекте. Он фиксирует, сколько времени вы потратили, но важнее то, что он помогает выявить, где именно теряется командная эффективность. Возможно, вы заметите, что одни задачи занимают больше времени, чем ожидалось, а другие — наоборот, меньше. Это сигнал, что что-то в планировании пошло не так, и нужно с этим разобраться.
Пример использования в Tasky:
Разработчик замечает, что задача по созданию новой функции заняла в два раза больше времени, чем было запланировано. Вместо того чтобы просто списать это на «непредвиденные обстоятельства», команда решает выяснить, в чем причина. Этот анализ помогает скорректировать план на будущее, избежать повторных ошибок и точнее оценивать время на следующие задачи.
4. Отчеты по трудозатратам
Отчеты по трудозатратам — это инструмент, который показывает, где на самом деле работает ваша команда, а где просто теряет время. С их помощью можно понять, как распределяются ресурсы в проекте, какие задачи и процессы забирают слишком много внимания, а какие, наоборот, приносят реальную пользу проекту.
Отчеты по трудозатратам — это инструмент, который показывает, где на самом деле работает ваша команда, а где просто теряет время. С их помощью можно понять, как распределяются ресурсы в проекте, какие задачи и процессы забирают слишком много внимания, а какие, наоборот, приносят реальную пользу проекту.
Пример использования в Tasky:
Вы смотрите отчет и видите: команда тратит часы на мелкие задачи, пока ключевые этапы проекта стоят на месте. Это сигнал, что приоритеты нужно срочно пересмотреть. Вы перераспределяете ресурсы: освободили людей от рутины, сфокусировали их на главном, а мелочи автоматизировали или передали. В итоге проект движется вперед, а команда работает не больше, а умнее.
5. Задачи с контролем завершения
Контроль завершения задач — это ваш щит от недоработок в проекте. Задача не закрывается, пока все не сделано на 100%. Это значит, что каждый этап проверен, все требования выполнены, и результат соответствует плану.
Контроль завершения задач — это ваш щит от недоработок в проекте. Задача не закрывается, пока все не сделано на 100%. Это значит, что каждый этап проверен, все требования выполнены, и результат соответствует плану.
Пример использования в Tasky:
Например, вы внедряете новую CRM. Задача считается завершенной только тогда, когда части системы полностью готова: данные перенесены без потерь, функции настроены и проверены. Такой контроль исключает ситуацию, когда проект формально закрыт, но внутри много недоработок.
6. Уведомления на важное
Уведомления — это ваш личный ассистент, который никогда ничего не забудет. Они следят за всеми важными задачами и напоминают вам о том, что требует внимания. Дедлайны, ключевые встречи, критичные этапы проекта — все остается под контролем.
Уведомления — это ваш личный ассистент, который никогда ничего не забудет. Они следят за всеми важными задачами и напоминают вам о том, что требует внимания. Дедлайны, ключевые встречи, критичные этапы проекта — все остается под контролем.
Пример использования в Tasky:
Например, система предупреждает: срок задачи «Заключение договора» подходит к концу. Менеджер получает уведомление, тут же связывается с клиентом, уточняет финальные условия и завершает сделку. Все проходит вовремя, без задержек и лишних стрессов по ходу проекта.
Выводы:
- Планы, построенные на оптимистичных прогнозах, не учитывают реальных трудозатрат. Точный трекинг времени помогает понять, сколько усилий требуют задачи, и лучше прогнозировать сроки в будущем.
- Когда руководитель не следит за процессом, проблемы накапливаются и выходят наружу слишком поздно. Регулярный контроль выполнения задач с помощью канбан-доски помогает выявлять и устранять риски проекта на ранних этапах.
- Когда задача закрывается без проверки, недоработки превращаются в проблемы. Четкие критерии завершения гарантируют, что задача выполнена полностью и не создаст проблем в будущем.
- Время утекает на мелочи: если не следить за тем, на что команда тратит время, критически важные задачи могут простаивать. Анализ трудозатрат помогает понять, где ресурсы используются неэффективно, и вовремя исправить это.
- Жесткие планы часто ломают проекты. Если не учитывать возможные изменения, проект рискует застрять из-за неожиданных проблем. Гибкое планирование позволяет адаптироваться к реальности и двигаться вперед.