Стать участником фокус-группы
Как выбрать планировщик задач — 3 ситуации в бизнесе и примеры решений c помощью разных планировщиков
Когда речь заходит о планировщике задач, многие представляют себе планировщик задач Windows — это инструмент с множеством функций и возможностей для управления задачами. У планировщика виндоус простой интерфейс, в нем можно планировать задачи без кода или почти без кода, планировать на основе событий, настраивать оповещения и многое другое.
Но не стоит выбирать планировщик только потому, что он на слуху. В зависимости от проблем и ситуаций в бизнесе, вам могут гораздо лучше подойти другие планировщики задач. Рассмотрим три альтернативы Windows на примерах 3 разных бизнес-кейсов.
Но не стоит выбирать планировщик только потому, что он на слуху. В зависимости от проблем и ситуаций в бизнесе, вам могут гораздо лучше подойти другие планировщики задач. Рассмотрим три альтернативы Windows на примерах 3 разных бизнес-кейсов.
Кейс 1. Упор на эффективность взаимодействия команды
Компания Х занимается производством и продажей модной одежды. В компании есть отделы дизайна, производства, маркетинга и продаж.
Между отделами регулярно возникают следующие проблемы:
- Отдел производства иногда получает от дизайнеров эскизы с ошибками или неполной информацией, что приводит к задержкам в производстве и потере клиентов;
- Маркетинговый отдел не всегда знает о новых коллекциях или изменениях в дизайне одежды, из-за чего возникают разногласия и недопонимания при запуске рекламы;
- Отдел продаж не всегда оперативно получает информацию о новинках и изменениях в ассортименте, что снижает эффективность работы с клиентами.
Как выбрать лучший планировщик задач для компании с таким набором сложностей? В решении нужно сделать упор на коммуникации между отделами и передачу задач. Одним из возможных решений в этом случае будет планировщик Asana.
Вариант решения — Asana
В сервисе Asana можно создать единую базу задач и проектов, к которой будут иметь доступ все сотрудники компании. Это позволит избежать путаницы и дублирования задач, обеспечит своевременное информирование всех отделов о новых проектах и изменениях. У Asana есть функций, которые позволяют увидеть задачу в планировщике заданий быстро и отреагировать на нее без задержек. Среди них:
Вариант решения — Asana
В сервисе Asana можно создать единую базу задач и проектов, к которой будут иметь доступ все сотрудники компании. Это позволит избежать путаницы и дублирования задач, обеспечит своевременное информирование всех отделов о новых проектах и изменениях. У Asana есть функций, которые позволяют увидеть задачу в планировщике заданий быстро и отреагировать на нее без задержек. Среди них:
- Возможность разбить задачу на подзадачи между подразделениями
- Функционал для отслеживания и управление задачами
- Управление документами внутри планировщика
- Контрольные списки подзадач для трекинга прогресса
- Быстрый экспорт данных
Кейс 2. Упор на автоматизацию и контроль
Компания Y продает строительную технику и запчасти к ней, а также осуществляет ремонт техники по гарантии и в качестве дополнительной услуги. Каждый клиент получает от компании уникальную спецификацию, в которой нужно учесть уйму деталей, а также подготовить все необходимые документы для продажи и оказания услуг.
Проблемы в проектах такие:
- Регулярные ошибки в документах и при выполнении задач;
- Потеря информации, договоренностей с клиентами и текущих задач, из-за чего возникают сложности с управлением проектами и организацией командной работы;
- Высокая цена каждой ошибки при недостаточном контроле над проектами.
Какая программа планировщик задач поможет устранить эти проблемы? Одно из подходящих решений — планировщик задач внутри большой экосистемы, такой как Bitrix24.
Вариант решения — Bitrix24
Битрикс24 — это единое рабочее пространство, которое объединяет множество повседневных операций внутри компании и при взаимодействии с клиентами. В решении собран большой набор инструментов, десятки правил автоматизации продаж и маркетинга, диаграммы и отчеты, а также календари для равномерного распределения задач. Это решение будет избыточно для малого бизнеса, но для среднего и крупного могут быть актуальны следующие функции Bitrix24:
Вариант решения — Bitrix24
Битрикс24 — это единое рабочее пространство, которое объединяет множество повседневных операций внутри компании и при взаимодействии с клиентами. В решении собран большой набор инструментов, десятки правил автоматизации продаж и маркетинга, диаграммы и отчеты, а также календари для равномерного распределения задач. Это решение будет избыточно для малого бизнеса, но для среднего и крупного могут быть актуальны следующие функции Bitrix24:
- Календари проектов
- Видеовызов в один клик из задачи, календаря или чата
- Рабочие группы с внешними пользователями
- Шаблоны задач и повторяющиеся задачи
- Отслеживание задач и времени их выполнения
- Зависимости задач
- Сортировка задач и проектов по активности
Кейс 3. Упор на креативность и геймификацию рабочих процессов
Компания Z создает фирменные стили, логотипы и оказывает другие дизайнерские услуги в рамках бутикового дизайн-агентства. У компании неформальная корпоративная культура, работает много молодых дизайнеров.
В последнее время стали возникать такие проблемы:
- Снизилась мотивации сотрудников: коллектив заскучал из-за большого объема однообразных задач по логотипам и фирстилям;
- Возникли сложности в оценке эффективности работы из-за неравномерной нагрузки на сотрудников: кто-то берет больше задач, но получает столько же денег и больше устает, из-за чего растет недовольство;
- Появились проблемы с коммуникацией между отделами и разобщенность в целях.
Какое решение выбрать в этом случае? Для решения такой задачи можно рассмотреть Todoist: запустить этот планировщик задач сравнительно легко. Но у него не всегда доступна русскоязычная версия — можно выбрать и похожие российские планировщики задач.
Вариант решения — Todoist
У Todoist есть уникальная система баллов Todoist Karma. Todoist Karma начисляет баллы за выполнение задач, использование расширенных функций и достижение еженедельных и ежемесячных целей продуктивности. Пользователи могут видеть свой прогресс с помощью визуальных графиков с цветовой кодировкой и понимать, кто лидирует. У платформы есть и другие интересные функции:
Такой сервис помогает разбить большие проекты на мелкие и управляемые части, с помощью фильтров и уровней приоритета классифицировать задачи. А также построить рабочие процессы на основе геймификации: повышать вовлеченность сотрудников в рабочий процесс и создавать состязательную обстановку, в которой интересно быть лучшим.
Вариант решения — Todoist
У Todoist есть уникальная система баллов Todoist Karma. Todoist Karma начисляет баллы за выполнение задач, использование расширенных функций и достижение еженедельных и ежемесячных целей продуктивности. Пользователи могут видеть свой прогресс с помощью визуальных графиков с цветовой кодировкой и понимать, кто лидирует. У платформы есть и другие интересные функции:
- Возможность комментирования задач
- Отслеживание просроченных задач
- Создание повторяющихся задач
- Постановка ежедневных целей
- Создание настраиваемого рабочего процесса
- Персонализированные тенденции производительности
Такой сервис помогает разбить большие проекты на мелкие и управляемые части, с помощью фильтров и уровней приоритета классифицировать задачи. А также построить рабочие процессы на основе геймификации: повышать вовлеченность сотрудников в рабочий процесс и создавать состязательную обстановку, в которой интересно быть лучшим.
Выводы
- Выбирая планировщик задач, важно отталкиваться от практической ситуации в бизнесе и проблем, которые вы хотите решить, а не просто выбирать решения, которые у всех на слуху.
- Некоторые планировщики сфокусированы на командном общении: они помогают делить задачи на зоны ответственности, обсуждать их, избегать путаницы и своевременно информировать коллег обо всех изменениях в задачах.
- Есть онлайн планировщики задач, которые являются частью большой экосистемы, состоящей из CRM, системы управления проектами и документами и другим софтом для организации бизнеса — их стоит выбирать, если они для вас окупаются и решают ваши задачи.
- Некоторые планировщики задач позволяют пользователям видеть свой прогресс в задачах с помощью визуальных графиков и игровых механик.
- Некоторые планировщики настраиваются в зависимости от задач: они не слишком перегружены, хорошо адаптированы к коммуникациям и имеют свою систему визуализации достижений. Одно из таких мультизадачных решений — планировщик задач Tasky, подробнее о нем читайте здесь.