Стать участником фокус-группы
Важность дедлайнов и управление сроками проекта с помощью Tasky
Опытные руководители знают: задача без дедлайна не будет сделана никогда. Но чтобы команда не выгорела от безумного темпа или, наоборот, не растягивала проект во времени, важно грамотно подходить к менеджменту сроков. Рассказываем, как управлять временем в проекте и организовать процессы системно с помощью таск-менеджера KomUnity.
Что такое дедлайны и зачем они нужны
Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи или проекта. Правильная установка дедлайнов помогает руководителям эффективно распределять ресурсы и поддерживать рабочий ритм, а команде — систематизировать работу и выполнять задачи вовремя. В результате выигрывают все: процессы в проекте движутся планомерно, без авралов и перегрузок. В чем еще помогают дедлайны?
- Организовать время и расставить приоритетыС помощью дедлайнов удобно делить большой объем работы на этапы. Например, если у одного сотрудника в проекте пять задач, дедлайн для каждой из них определит последовательность работы и распределить время на задачи.
- Повышать продуктивностьДедлайны помогают сосредоточиться на задачах. Например, если копирайтер знает, что у него есть только три дня на статью для сайта компании, он меньше отвлекается на другие дела.
- Координировать командную работуВ командах особенно важно синхронизировать во времени работу всех участников: каждый работает над реализацией своих задач, но все этапы должны совпадать. Дедлайны синхронизируют усилия команды.
- Управлять ожиданиями клиентовДедлайн задает реалистичные рамки выполнения задачи и позволяет анонсировать их клиентам. Если клиент знает, что разработка сайта займет 20 рабочих дней, он может заранее планировать свою работу, например, договариваться о настройке рекламы. Это снижает уровень стресса и укрепляет доверие между сторонами.
Виды дедлайнов
Вид
Признаки
Примеры использования
Жесткий
Неизменный срок, который нельзя перенести.
Запуск сайта конференции за месяц до ее начала или запуск рекламы распродажи к Новому году.
Гибкий
Срок, который не привязан строго к событию и его можно изменить по договоренности с командой или клиентом.
Опубликовать статью с 23 до 27 числа месяца.
Срочный
Горящая задача, которую нужно завершить в ближайшее время.
Исправить критическую ошибку на сайте клиента в течение суток.
Повторяющийся
Дедлайн для задач, которые выполняются регулярно.
Ежемесячно отправлять отчеты о рекламной кампании, еженедельно публиковать контент в соцсетях.
Поэтапный
Сроки для выполнения отдельных этапов проекта, чтобы обеспечить последовательность.
3 дня на дизайн макета, 15 дней на разработку функционала сайта, 2 дня на тестирование и исправление ошибок.
Как ставить дедлайны в удаленной команде
Чтобы ставить адекватные дедлайны, важно исходить из типа задач. Руководитель должен учитывать специфику работ, возможности сотрудников и ожидания клиентов. Вот несколько методов установки сроков для разных типов задач.
1. Метод для типичных задач
Сроки устанавливают на основе предыдущего опыта. Если команда уже выполняла похожие задачи, история предыдущих проектов помогает оценить объем работы. Тут у вас максимум возможности дать сотрудникам реалистичные и достижимые дедлайны.
Пример:
В маркетинговом агентстве команда запускает рекламные кампании каждую неделю. Из опыта они знают, что для реализации проекта нужен один день на сбор информации от клиента, два дня на разработку креативов и еще один день на настройку и запуск. Получается 4 дня. Руководитель учитывает риски, добавляет пару резервных дней и ставит дедлайн: завершить запуск в течение недели.
В маркетинговом агентстве команда запускает рекламные кампании каждую неделю. Из опыта они знают, что для реализации проекта нужен один день на сбор информации от клиента, два дня на разработку креативов и еще один день на настройку и запуск. Получается 4 дня. Руководитель учитывает риски, добавляет пару резервных дней и ставит дедлайн: завершить запуск в течение недели.
- Анализ прошлых данных позволяет избежать завышенных или заниженных ожиданий
- Сотрудники понимают, что срок выполнения задачи реалистичен. Это снижает стресс и повышает мотивацию
2. Метод для новых задач
Если задача непривычная, ее стоит разбить на этапы и установить сроки реализации для каждого этапа. Это поможет избежать перегрузки и обеспечить контроль на каждом шаге.
Пример:
Маркетинговое агентство получает задачу разработать и провести первую рекламную кампанию ВКонтакте. Команда раньше не работала с этой платформой, но у нее есть опыт работы с другими соцсетями. Руководитель разбивает задачу на этапы:
Маркетинговое агентство получает задачу разработать и провести первую рекламную кампанию ВКонтакте. Команда раньше не работала с этой платформой, но у нее есть опыт работы с другими соцсетями. Руководитель разбивает задачу на этапы:
- 2 дня — изучение аудитории клиента в соцсети и выявление ЦА,
- 2 дня — анализ трендов в платформе и создание стратегии,
- 3 дня — разработка креативов,
- 1 день — тестовый запуск кампании и настройка рекламы.
- 1 день — анализ результатов и запуск итоговой рекламы.
- Разделение на этапы помогает менеджеру оценить реальный объем работы
- Команда понимает, как распределить усилия
3. Метод для нестандартных проектов
Для сложных, крупных и уникальных задач подойдет гибкое планирование с промежуточными контрольными точками. Если на каком-то этапе возникнут сложности, можно обсудить и переназначить сроки.
Пример:
Веб-студия создает сложный портал с индивидуальным функционалом. Руководитель не знает, сколько времени это займет, но может устанавливать контрольные точки:
Веб-студия создает сложный портал с индивидуальным функционалом. Руководитель не знает, сколько времени это займет, но может устанавливать контрольные точки:
- За 2 недели — предоставить клиенту прототип дизайна.
- Через месяц — закончить программирование ключевых модулей.
- Еще через 2 недели — провести тестирование и предоставить готовый продукт.
- Анализ прошлых данных позволяет избежать завышенных или заниженных ожиданий
- Сотрудники понимают, что срок выполнения задачи реалистичен. Это снижает стресс и повышает мотивацию
Почему команда срывает дедлайны
Срыв дедлайнов — частая проблема, известная любой компании. Причины могут быть разными: от ошибок в планировании до недостаточной коммуникации. Разберем несколько распространенных проблем и методы их решения.
1. Нереалистичные ожидания
Часто дедлайны устанавливают без учета реальной загрузки команды или сложности задачи. Например, руководитель не учитывает, что сотрудники работают над несколькими проектами одновременно или забывает заложить время на правки и согласования. Оптимистичные оценки звучат обнадеживающе для клиента, но в итоге могут снизить важность дедлайнов и привести к срывам сроков.
Что делать
- Планировать время с учетом ограничений и возможностей команды
- Закладывать дополнительное время на непредвиденные сложности
2. Плохая коммуникация между участниками
Проблемы в коммуникации — одна из главных причин срывов сроков. На это влияют разные часовые пояса, отсутствие единой системы общения или непрозрачная система отслеживания задач. В итоге сотрудники тратят время на выяснение деталей вместо работы.
Что делать
- Установить единые инструменты и правила для общения
- Организовать общие встречи для контроля или обсуждения минимум 1-2 раза в неделю
- Визуализировать этапы работы, чтобы вся команда видела прогресс
3. Нет регулярной обратной связи
Если проект не обсуждают в процессе работы, ошибки и недочеты могут проявиться слишком поздно. Когда сотрудники не знают, движутся ли они в правильном направлении, а руководитель не замечает проблемы своевременно, узнавая о них только в конце работы — исправлять ошибки становится намного сложнее. В итоге приходится переделывать большие объемы работ и переносить сроки.
Что делать
- Установить промежуточные дедлайны для проверки работ
- Давать регулярную обратную связь, чтобы команда понимала, где нужно скорректировать усилия
4. Нет четких критериев завершения работы
Когда руководитель не объясняет, каким должен быть конечный результат, сотрудники интерпретируют его по-своему. Это создает путаницу, задержки и множество кругов доработок. Например, руководитель поручает дизайнеру разработать баннер для рекламы, который привлечет внимание. Дизайнер использует яркие цвета и крупные шрифты, а потом оказывается, что такой дизайн не соответствует проектному стилю и имиджу бренда.
Что делать
- Ставить задачи с четкими критериями: объем, стиль, структура, примеры
- Прописывать подробные технические задания и критерии результата
5. Формальный подход к срокам
Если команда не видит связи между дедлайнами и успехом проекта, она не понимает, почему соблюдение сроков так важно. Сотрудники воспринимают дедлайн, как условность, а не как реальный срок, от которого зависят результаты. В итоге люди не чувствуют ответственности за общую цель и срывают сроки.
Что делать
- Объяснять, как каждый дедлайн влияет на итоговый результат проекта
- Показывать команде, почему их работа важна для успеха компании: роста продаж, увеличении клиентов, повышении узнаваемости бренда
Как управлять дедлайнами с помощью таск-менеджера Tasky
Онлайн-системы управления проектами помогают организовать работу команды так, чтобы сотрудники меньше срывали сроки. Рассмотрим на примере таск-менеджера Tasky, как управлять сроками и обеспечивать контроль дедлайнов в проекте.
Формулируйте задачи с готовыми дедлайнами
В Tasky каждая задача имеет свою карточку, в которой можно указать конкретный срок выполнения. Это помогает избежать путаницы и позволяет каждому участнику точно понимать, что нужно сделать и в какой срок. К примеру, дизайнер знает, что должен предоставить макет сайта до 1-го числа, а копирайтер — текстовые материалы до 3-го.
В Tasky каждая задача имеет свою карточку, в которой можно указать конкретный срок выполнения. Это помогает избежать путаницы и позволяет каждому участнику точно понимать, что нужно сделать и в какой срок. К примеру, дизайнер знает, что должен предоставить макет сайта до 1-го числа, а копирайтер — текстовые материалы до 3-го.
Декомпозируйте задачи и ставьте сроки подзадач
Чтобы облегчить управление сроками проекта, задачи можно разбить на подзадачи. Это помогает детализировать работу, распределить ее между людьми и установить для каждого этапа свой срок. Например, при создании сайта можно выделить подзадачи по верстке, контенту, тестированию и запуску.
Чтобы облегчить управление сроками проекта, задачи можно разбить на подзадачи. Это помогает детализировать работу, распределить ее между людьми и установить для каждого этапа свой срок. Например, при создании сайта можно выделить подзадачи по верстке, контенту, тестированию и запуску.
Обсуждайте сроки и планируйте гибко
В Tasky чаты встроены в карточки задач: все обсуждения по задачам хранятся в одной карточке. Участники могут оперативно обмениваться мнениями, документами и комментариями, а также оповестить коллег, если что-то задерживается. Это снижает недопонимание и помогает держать командное общение в рамках одной карточки задачи.
В Tasky чаты встроены в карточки задач: все обсуждения по задачам хранятся в одной карточке. Участники могут оперативно обмениваться мнениями, документами и комментариями, а также оповестить коллег, если что-то задерживается. Это снижает недопонимание и помогает держать командное общение в рамках одной карточки задачи.
Отслеживайте дедлайны на канбан-доске
С помощью канбан-досок и визуализации процессов в Tasky удобно следить за выполнением задач. Каждый этап работы виден на доске. Это помогает команде видеть общий прогресс, а менеджерам — контролировать соблюдение сроков.
С помощью канбан-досок и визуализации процессов в Tasky удобно следить за выполнением задач. Каждый этап работы виден на доске. Это помогает команде видеть общий прогресс, а менеджерам — контролировать соблюдение сроков.
Получайте напоминалки о дедлайнах автоматически
В Tasky есть система напоминаний и предупреждений, которая поможет команде не забыть о важных сроках. Таск-менеджер напоминает о приближении дедлайна, об изменениях в сроках и задачах. Это снижает риск ошибок из-за человеческого фактора и помогает синхронизировать командную работу.
В Tasky есть система напоминаний и предупреждений, которая поможет команде не забыть о важных сроках. Таск-менеджер напоминает о приближении дедлайна, об изменениях в сроках и задачах. Это снижает риск ошибок из-за человеческого фактора и помогает синхронизировать командную работу.
Распределяйте время команды и анализируйте продуктивность
Tasky помогает отслеживать нагрузку каждого участника. В отчетах по проектам можно увидеть, сколько времени люди потратили на каждую задачу, кто из сотрудников перегружен, а кто, наоборот, может подхватить срочное. Это помогает руководителям перераспределять работу и избегать перегрузки отдельных сотрудников.
Tasky помогает отслеживать нагрузку каждого участника. В отчетах по проектам можно увидеть, сколько времени люди потратили на каждую задачу, кто из сотрудников перегружен, а кто, наоборот, может подхватить срочное. Это помогает руководителям перераспределять работу и избегать перегрузки отдельных сотрудников.
Вычислять оптимальные сроки
В Tasky есть инструмент подсчета времени, который помогает точно вычислять, сколько уйдет на выполнение задач. Система анализирует данные о прошлых задачах, чтобы руководитель мог предсказать, сколько потребуется для аналогичных задач в будущем. Эта функция облегчает планирование и помогает устанавливать более реалистичные сроки.
В Tasky есть инструмент подсчета времени, который помогает точно вычислять, сколько уйдет на выполнение задач. Система анализирует данные о прошлых задачах, чтобы руководитель мог предсказать, сколько потребуется для аналогичных задач в будущем. Эта функция облегчает планирование и помогает устанавливать более реалистичные сроки.
Анализировать итоги
После завершения проекта Tasky позволяет провести анализ, чтобы оценить, как команда справилась с дедлайнами. В аналитике отображаются данные о том, какие задачи выполнили вовремя, а какие — с опозданием. Это помогает выявить слабые места в процессах и улучшить управление сроками проекта в будущем.
После завершения проекта Tasky позволяет провести анализ, чтобы оценить, как команда справилась с дедлайнами. В аналитике отображаются данные о том, какие задачи выполнили вовремя, а какие — с опозданием. Это помогает выявить слабые места в процессах и улучшить управление сроками проекта в будущем.
Коротко: как управлять сроками, чтобы не срывать дедлайны
- Для управления дедлайнами важно использовать общие инструменты и каналы связи, чтобы избежать недопонимания. Инструменты Tasky упрощают декомпозицию задач, визуализацию прогресса, напоминания о сроках и распределение нагрузки.
- Опирайтесь на данные прошлых проектов, чтобы точно оценивать объем работы и устанавливать реалистичные сроки для типичных задач. Встроенные прогнозы Tasky помогут в этом.
- Для новых или сложных задач устанавливайте промежуточные дедлайны. Это позволит отслеживать прогресс, контролировать качество работы и корректировать сроки.
- Всегда закладывайте дополнительное время на непредвиденные сложности: правки, согласования или задержки. Это помогает снизить риски.
- Прописывайте требования и конечный результат по задаче максимально подробно. Например, указывайте формат, объем, стиль и примеры.
- Объясняйте людям, как их дедлайны влияют на общий успех проекта, удовлетворенность клиента и результаты компании.
- Следите, чтобы никто из команды не был перегружен, а задачи распределялись равномерно, чтобы предотвратить выгорание и срывы сроков.
- После завершения проекта проводите разборы: какие задачи выполнили вовремя, а какие нет. Это поможет выявить узкие места и улучшить планирование в будущем.